Leistungsbeschreibung Betrieb und Instandhaltung der Gebäudeautomation

Für die Anwendung dieser Leistungsbeschreibung gelten die Begriffsdefinitionen nach VDI 3810 Blatt 1, VDI 3814 Blatt 1 sowie VDI 4700 Blatt 1 (Begriffe der Bau- und Gebäudetechnik).

• Gebäudeautomation (GA): Summe aus Einrichtungen, Anlagen und Software zur automatisierten Steuerung, Regelung, Überwachung und Optimierung der technischen Gebäudeausrüstung (TGA). Die GA umfasst die Management-, Automation- und Feldebene sowie die Kommunikationsinfrastruktur.

• Technisches Gebäudemanagement (TGM) / Facility Management (FM): Organisatorischer und strategischer Rahmen für den Betrieb und die Bewirtschaftung von Gebäuden und technischen Anlagen. GA-Systeme sind ein wesentliches Werkzeug des TGM/FM.

• Service Provider (Dienstleister): In dieser Beschreibung der im technischen Gebäudemanagement tätige Dienstleister oder Auftragnehmer, der vom Betreiber beauftragt wird, bestimmte Leistungen (z. B. Instandhaltung der GA oder Betrieb der Anlagen) auszuführen. (Je nach Kontext kann damit z. B. ein externer Facility-Management-Dienstleister, Instandhaltungsservice oder GA-Systemintegrator gemeint sein.)

• Betreiber: Der Eigentümer oder Betreiber der Immobilie bzw. der Industrieanlage, der für den rechtskonformen Betrieb der technischen Anlagen verantwortlich ist. In vielen Fällen übernimmt der Betreiber mit Unterstützung eines Service Providers die Betreiberpflichten und -verantwortung.

• Nutzer: Personen oder Organisationseinheiten, die das Gebäude bzw. die Industrieanlage und deren Einrichtungen nutzen (z. B. Mitarbeiter, Produktionsteams, Mieter).

• Instandhalten: Kombination aller Maßnahmen der Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung zur Bewahrung oder Wiederherstellung des Soll-Zustands von Anlagen (Definition gemäß DIN 31051).

• AKS: Anlagen-Kennzeichnungssystem (Kennzeichnungssystematik für Anlagen und Komponenten)

• BIM: Building Information Modeling (digitales Gebäudedatenmodell)

• CAFM: Computer-Aided Facility Management

• DDC: Direct Digital Control (Automationsstation, Unterstation der GA)

• FM: Facility Management (Gebäudemanagement im weiteren Sinne)

• GA: Gebäudeautomation

• GLT: Gebäudeleittechnik (Management- und Bedieneinrichtung der GA)

• GM: Gebäudemanagement (technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement)

• KPI: Key Performance Indicator (Leistungskennzahl)

• LV: Leistungsverzeichnis (Teil der Ausschreibungsunterlagen)

• SLA: Service Level Agreement (Dienstgütevereinbarung)

• TGA: Technische Gebäudeausrüstung (alle technischen Anlagen eines Gebäudes)

• VDMA: Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau (hier relevant durch VDMA 24186 – Wartungschecklisten)

• VOB: Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (Teil B und C)

• XML: Extensible Markup Language (strukturiertes Datenformat, z. B. für Datenaustausch)

(Weitere im Text vorkommende Abkürzungen werden kontextabhängig erläutert.)

Eine hohe Verfügbarkeit und fehlerfreie Funktion der Gebäudeautomation ist Voraussetzung für den zielgerichteten Betrieb der TGA. Daher steht das Instandhalten der GA im Vordergrund dieser Leistungsbeschreibung. Alle Komponenten – von den Feldgeräten (Sensoren/Aktoren) über die Steuerungs- und Regelungseinheiten bis zur Management- und Bedienebene – unterliegen im Betrieb verschiedenen Umwelteinflüssen, Belastungen und Alterungsprozessen. Um den dauerhaften, vollständigen Funktionsumfang sicherzustellen, muss die GA selbst regelmäßig instandgehalten werden.

Moderne IT-basierte GA-Systeme gelten als wartungsarm. Die Hardwarekomponenten sind robust und die Software wird kontinuierlich von Herstellern optimiert. Dennoch erfordert der langfristige Betrieb regelmäßige Maßnahmen: Softwareupdates (z. B. Firmware der Automationsstationen, Betriebssystem- und Anwendungssoftware) müssen geplant und durchgeführt werden, um Sicherheit und Kompatibilität zu gewährleisten. Insbesondere bei Software und Firmware ist eine Strategie zur Systemaktualisierung festzulegen – unter Berücksichtigung geänderter Nutzerbedürfnisse, geplanter Umbauten und Erweiterungen. Die Updatestrategie ist klar von den eigentlichen Wartungs- und Inspektionsleistungen zur Erhaltung der Funktionalität abzugrenzen. (Hinweis: Der Umfang notwendiger Aktualisierungen ist vom Betreiber vorzugeben und mit dem Service Provider abzustimmen.)

• Unbedingt erforderliche Instandsetzung: Reaktive Reparatur bei kritischen Ausfällen (Notfallreparaturen).

• Bedingt erforderliche Instandsetzung: Geplante Reparatur bei weniger kritischen Mängeln (in einem angemessenen Zeitfenster).

• Vorbeugende Instandhaltung: Präventive Wartung und Inspektion nach festen Intervallen oder aufgrund von Zustandsdaten, um Ausfälle von vornherein zu vermeiden.

In der betrieblichen Praxis steht die vorbeugende Instandhaltung im Vordergrund, um die Zuverlässigkeit und Sicherheit des Anlagenbetriebs hoch zu halten und ungeplante Stillstände zu minimieren. Präventive Wartung bedeutet, systematisch Maßnahmen durchzuführen, die in Wartungsrichtlinien definiert sind (Herstellerempfehlungen, VDMA 24186 etc.), z. B. regelmäßige Inspektionen, Funktionsprüfungen, Kalibrierungen und der geplante Austausch von Verschleißteilen. Die Vorteile dieser Strategie liegen in der erhöhten Betriebssicherheit, längeren Lebensdauer der Anlagen sowie besser planbaren Arbeitsabläufen und Kosten.

Je nach Anlagenart können präventive Maßnahmen zeitbasiert (festes Intervall, z. B. monatlich, jährlich) oder zustandsorientiert erfolgen. Eine engere Kopplung an technische Prozesse ist oft effektiver – z. B. Wartung nach Betriebsstundenzähler oder bei Überschreiten von Messgrenzwerten (z. B. Temperatur, Druck). Hierfür liefert die GA selbst die nötigen Betriebsdaten (Zählerstände, Sensorwerte). Wichtig ist, dass die GA solche Betriebsdaten kontinuierlich erfasst und zur Auswertung bereitstellt. Die vorbeugenden Wartungszyklen können in der angebundenen CAFM-Software geplant und abgebildet werden; die Auslösung der Wartungsaufträge erfolgt idealerweise automatisiert bei Eintreten definierter Kriterien (z. B. Meldung “Betriebsstundengrenzwert erreicht” aus der GA an das CAFM).

Der Betreiber ist verpflichtet, Art und Umfang der erforderlichen Wartungs- und Inspektionsleistungen unter Berücksichtigung seiner Qualitäts- und Verfügbarkeitsansprüche festzulegen. Hierbei sind die Betreiberpflichten aus geltenden Vorschriften zu beachten. Gemäß VDI 3810 Blatt 1.1 (Betreiberverantwortung) trägt der Betreiber die rechtliche Verantwortung für den sicheren Betrieb und die regelmäßige Instandhaltung der Anlagen. Er muss sicherstellen, dass alle Instandhaltungsmaßnahmen durchgeführt und dokumentiert werden, um seiner Verkehrssicherungspflicht nachzukommen. Der Service Provider hat die vom Betreiber vorgegebenen Wartungspläne und -standards strikt umzusetzen.

• Kritikalität von Anlagen: Wie kritisch wäre ein Ausfall der jeweiligen Anlage für den Betriebsablauf? (Dies beeinflusst die Frequenz und Tiefe von Wartung und Inspektion.)

• Manuelle Backup-Möglichkeiten: Ist im Störungsfall ein manueller Notbetrieb möglich? (Falls nein, sind höhere Verfügbarkeitsanforderungen und schnellere Reaktionszeiten zu berücksichtigen.)

• Vereinbarte SLA und Verfügbarkeitsansprüche: Welche Service Level (z. B. maximale Ausfallzeiten, Reaktionszeiten) gelten? (Die Wartungsstrategie muss sicherstellen, dass SLA-Parameter eingehalten werden können.)

• Zukünftige Änderungen: Sind in den nächsten 8–10 Jahren größere Umbauten oder Erweiterungen der Anlagen geplant? (Bei absehbaren Änderungen kann die Wartung darauf abgestimmt und z. B. größere Updates mit Umbauten kombiniert werden.)

• Nutzen von Software-Updates: Welche Vorteile bringen regelmäßige Version-Updates der GA-Software? (Abwägung zwischen erhöhtem Nutzen vs. möglichem Aufwand/Risiko durch Updates).

• Koordination zwischen Gewerken: Ist eine abgestimmte Wartungskoordination zwischen verschiedenen Systemteilen oder mit Schnittstellen (z. B. Brandmeldeanlage, Sicherheitstechnik) notwendig? (Falls ja, Integration in einen einheitlichen Wartungsplan.)

Basierend auf diesen Überlegungen ist eine klare Leistungsabgrenzung zwischen Errichtungs- und Betriebsphase der GA vorzunehmen. Bereits in der Planungs- und Ausschreibungsphase der GA muss der spätere Betrieb berücksichtigt werden. Daher sind – als eigene Leistungspositionen – ausdrücklich auch Leistungen für Inbetriebnahme, Abnahme und Dokumentation auszuschreiben und zu beauftragen. So wird sichergestellt, dass der Errichter alle notwendigen Unterlagen liefert und eine ordnungsgemäße Übergabe in den Betrieb erfolgt.

Nach Errichtung und Inbetriebnahme ist eine mängelfreie Abnahme und Übernahme der GA-Anlage erforderlich. Erst wenn alle Komponenten, Systeme und Funktionen geprüft und ohne wesentliche Mängel abgenommen sind, beginnt die eigentliche Betriebsphase. Ab diesem Zeitpunkt obliegt die Verantwortung für den Betrieb und die Instandhaltung der GA dem Betreiber bzw. dem von ihm beauftragten Service Provider.

In der Praxis kann es sinnvoll sein, Anlagen nach ihrer Betriebsrelevanz zu kategorisieren (etwa Kategorie A = höchst kritisch, B = mittel, C = gering kritisch). Der Betreiber kann solche Kategorien definieren. Kategorie A-Anlagen (unbedingt betriebsrelevant) erfordern z. B. quartalsweise Wartung und Sofortmaßnahmen bei Störungen, Kategorie C-Anlagen evtl. nur jährliche Wartung. Inspektionen und Eingriffe an sicherheitskritischen oder besonders komplexen Anlagen dürfen nur durch entsprechend qualifiziertes Fachpersonal durchgeführt werden. Der Service Provider stellt sicher, dass sein Personal die jeweils nötige Qualifikation (Hersteller-Schulungen, Zertifikate etc.) aufweist.

Gegebenenfalls vereinbart der Betreiber mit dem Service Provider vertraglich, dass bestimmte Leistungen nur von Herstellertechnikern oder Spezialfirmen ausgeführt werden (etwa wenn eigene Mitarbeiter nicht ausreichend qualifiziert sind). Solche Entscheidungen über Leistungsverteilung liegen beim Betreiber; der Service Provider hat dies zu akzeptieren und im Zweifel mit dem Betreiber abzustimmen.

• Planung nach Betreiberbedarf: Planung und Ausschreibung der GA müssen sich an den Betriebs-, Verfügbarkeits- und Nutzungsanforderungen des Betreibers orientieren (Berücksichtigung des Betreiberkonzepts gemäß VDI 3814 Blatt 2.1).

• Eigenständige Leistungspositionen: Inbetriebnahme, Abnahme und Dokumentation sind als eigene Leistungen auszuschreiben und vom GA-Auftragnehmer zu erbringen.

• Mängelfreie Übergabe: Die GA ist nach Errichtung, Inbetriebnahme und Prüfungen ohne Mängel vom Errichter an den Betreiber/Service Provider zu übergeben (ggf. gestaffelte Abnahme nach Komponenten/Systemen/Funktionen).

• Update-Strategie: Anforderungen für regelmäßige Systemupdates (Software/Firmware) sind getrennt von Wartungsroutinen festzulegen; Kriterien sind die Nutzungsplanung (z. B. Erweiterungen) und Herstellerempfehlungen.

• Wartungsumfang festlegen: Der Betreiber definiert den Umfang von Wartung und Inspektion entsprechend Qualitäts- und Verfügbarkeitsansprüchen. Er allein entscheidet, ob Teilaufgaben ausgelagert werden (etwa wegen fehlender interner Qualifikation).

• Zusammenarbeit Betreiber–Service Provider: Sämtliche Entscheidungen zum Wartungskonzept (Intervalle, Inhalte, Verantwortlichkeiten) werden im Voraus zwischen Betreiber und Service Provider abgestimmt. Insbesondere Schnittstellen zwischen verschiedenen Anlagengewerken sind klar zu definieren.

• Dokumentation der Instandhaltung: Jede Wartung und Inspektion ist nachweisbar durchzuführen und zu dokumentieren. Tätigkeitsnachweise, Prüfprotokolle und Wartungsberichte sind vom Service Provider bereitzustellen und vom Betreiber gegenzuzeichnen. Dies dient auch der Rechtssicherheit, falls es zu Schadensfällen kommt.

Durch diese Maßnahmen wird gewährleistet, dass die GA über den gesamten Lebenszyklus hinweg zuverlässig funktioniert und jederzeit den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen genügt. Der Betreiber kommt zudem seinen Betreiberpflichten nach, da er ein Konzept zur regelmäßigen Wartung, zur schnellen Störungsbehebung und zur lückenlosen Dokumentation etabliert hat.

(Hinweis: Gemäß Gebäudeenergiegesetz (GEG) §§ 59 und 60 sind Betreiber verpflichtet, Anlagen sachgerecht zu bedienen, zu warten und auftretende Mängel unverzüglich instand setzen zu lassen. Diese Leistungsbeschreibung unterstützt die Erfüllung dieser Pflichten, indem sie klare Anforderungen an Wartungsintervalle, Inspektionsumfang und Dokumentation stellt. Ebenso verlangt die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) vom Betreiber sicherzustellen, dass alle Arbeitsmittel (hier: GA-Komponenten, wenn sicherheitsrelevant) regelmäßig geprüft werden. Die im Folgenden beschriebenen Prozesse sind darauf ausgerichtet, die Einhaltung solcher Pflichten zu ermöglichen.)

Die Gebäudeautomation (GA) wird als integraler Bestandteil des Gebäudemanagements (GM) eingesetzt. Sie dient dem Service Provider als zentrales Werkzeug, um die technische Gebäudeausrüstung zu bedienen, schalten, steuern, regeln, überwachen, auswerten und optimieren. Mit Hilfe der GA können die Betriebsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Die GA stellt Informations- und Steuerungsfunktionen für alle gebäudetechnischen Gewerke bereit und ermöglicht ein funktionsorientiertes Betreiben anstelle eines rein verrichtungsorientierten Handelns.

Bereits zu Beginn der Ausführungsphase eines Neubau- oder Erweiterungsprojekts sollte der Service Provider aktiv eingebunden sein, um das gewerkeübergreifende Konzept der GA zu unterstützen. Entscheidend ist eine klare Abgrenzung der Leistungen zwischen der Bauphase (Errichtung der GA) und der Betriebsphase (Nutzung der GA). So kann gewährleistet werden, dass beim Übergang in den Betrieb alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind (vollständige Funktionsprüfungen, geschultes Personal, vorhandene Dokumentation etc.).

Die Betriebsweise der Gebäudeautomation wird vom Betreiber vorgegeben und mit dem Service Provider abgestimmt. Dazu gehört das sogenannte Betreiberkonzept: Darin werden die Nutzungsanforderungen an die Gebäude und Anlagen definiert (z. B. Betriebszeiten, Komfortparameter, Sicherheitsanforderungen) und die Strategie festgelegt, wie diese Anforderungen mittels GA umzusetzen sind. Beispielsweise kann im Betreiberkonzept festgelegt sein, welche Anlagen rund um die Uhr laufen müssen, welche abgesenkt werden können, welche Prioritäten bei gleichzeitigen Ereignissen gelten usw. Dieses Betreiberkonzept bildet die Grundlage für die Auslegung der GA (Lastenheft des Betreibers) und fließt in das Pflichtenheft des GA-Errichters ein.

• Leistungsabgrenzung Errichtung/Betrieb: Der Service Provider unterstützt den Betreiber typischerweise bereits in der Planungsphase bei der Formulierung der Betriebsanforderungen (Lastenhefterstellung) und begleitet die Umsetzung durch den Errichter (Pflichtenhefterstellung). Diese frühzeitige Einbindung stellt sicher, dass das vorhandene Betreiber-Know-how von Anfang an berücksichtigt wird, wodurch spätere kostenintensive Anpassungen vermieden werden. Generell gilt: Die GA ist betreibergerecht zu planen, d. h. mit Fokus auf die Anforderungen des späteren Betriebs.

• Trennung von Service und Wartung: Im Kontext des Betreibens ist zu unterscheiden zwischen Betriebsführungsleistungen (Serviceleistungen) und Instandhaltungsleistungen. Serviceleistungen umfassen das laufende Bedienen, Überwachen und Optimieren der Anlagen im täglichen Betrieb. Diese sind getrennt von den eigentlichen Wartungs- und Inspektionsarbeiten zu betrachten, die dem Erhalt der Funktionalität dienen. Der Service Provider sollte also einerseits für einen reibungslosen Betriebsablauf sorgen (z. B. durch Anlagenoptimierung, Energiecontrolling, Nutzerbetreuung) und andererseits gewährleisten, dass die vorgeschriebenen Wartungen planmäßig erfolgen (was häufig durch separate Wartungsverträge oder -teams abgedeckt wird).

• Die Verantwortlichkeiten in der Betriebsphase müssen klar geregelt sein: Der Betreiber delegiert üblicherweise definierte Aufgaben an den Service Provider (z. B. Bedienung der GLT, Störungsmanagement, kleinere Instandsetzungen). Dennoch verbleiben bestimmte Betreiberpflichten beim Betreiber selbst, etwa die Gewährleistung der Verkehrssicherheit und die Entscheidungshoheit über größere Investitionen oder außerplanmäßige Maßnahmen. Diese Aufgabenteilung sollte vertraglich festgehalten werden (z. B. im Facility-Management-Vertrag oder Betreibervertrag).

• Zusammenarbeit und Kommunikation: Ein erfolgreicher Betrieb der GA erfordert eine enge Kommunikation zwischen Betreiber, Service Provider und ggf. weiteren Beteiligten (z. B. Fachabteilungen, externen Dienstleistern). Bei Störungen, Optimierungsmaßnahmen oder Umbauten muss der Informationsfluss sichergestellt sein. Hierfür sollen Meldewege und Eskalationsprozesse definiert werden (siehe SLA/KPI). Beispielsweise kann vereinbart sein, dass bei kritischen Störmeldungen aus der GA automatisch ein Alarm an einen 24/7-Leitstand oder Bereitschaftsdienst geht, um schnell zu reagieren.

Insgesamt soll die GA dazu beitragen, den Betrieb des Gebäudes sicherer, energieeffizienter und komfortabler zu machen. Der Betreiber erreicht durch den passenden Einsatz der GA eine optimierte Betriebsführung der technischen Anlagen, was erhebliche Energieeinsparungen ermöglicht (Stichwort Energieeffizienz durch fortlaufendes Monitoring und zielgerichtete Regelung). Gleichzeitig müssen aber die primären Nutzungsanforderungen (Produktionsbedingungen, Komfort für Mitarbeiter etc.) zuverlässig erfüllt werden – die GA soll also nicht Selbstzweck sein, sondern den Nutzer und die Nutzung in den Mittelpunkt stellen.

Die Gebäudeautomation – als Teil des CAFM – dient als Werkzeug zur Erfassung, Verarbeitung, Aufbereitung und Archivierung von Daten und Informationen, um die betrieblichen Prozesse optimal zu unterstützen.

• Umfassende Integration: Die GA muss sämtliche relevanten Gewerke der technischen Gebäudeausrüstung integrieren können. Für den Industriestandort ist vorgesehen, dass u. a. folgende Anlagen und Systeme durch die GA automatisiert überwacht und gesteuert werden:

• Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen einschließlich Raumluftqualitäts-Messungen (CO₂, Temperatur, Feuchte usw.).

• Luftqualitäts- und Abluftsysteme (z. B. Absaugungen in Produktionsbereichen, Filteranlagen).

• Präsenz- und Bewegungsmeldesysteme zur anwesenheitsabhängigen Steuerung (z. B. Nachrüsten von Präsenzsensorik zur Optimierung der Beleuchtung und Lüftung).

• Energie- und Technikzentralen (Heizzentralen, Trafostationen, USV-Anlagen, Kältezentralen, Druckluftanlagen etc.).

• Systeme zur Energierückgewinnung (z. B. Wärmerückgewinnungsanlagen).

• Mess- und Zählsysteme für Verbräuche (automatische Erfassung von Wärme-, Gas-, Strom-, Wasserverbräuchen und anderen Medienträgern).

• Sicherheitstechnische Anlagen: Integration von Brandmeldeanlagen, Zutrittskontrollsystemen, Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung, Notruf- und Gefahrenmeldesystemen, sowie Überwachung von sicherheitsrelevanten Zuständen (z. B. Offen/Zu-Stellung von Brandschutztüren, Fenstern).

• Fernüberwachung und Fernsteuerung: Möglichkeit, die GA und damit verbundene Anlagen aus der Ferne (z. B. über sichere Internetverbindungen) zu überwachen und zu steuern, um außerhalb der Betriebszeiten oder von zentraler Leitwarte aus eingreifen zu können.

• Störmeldemanagement: Zentrale Überwachung aller Störungen und Alarmierungen der TGA mit sofortiger Weiterleitung an den zuständigen Service (Leitstand, Bereitschaft).

Diese Aufzählung verdeutlicht den Geltungsbereich der GA in einer industriellen Liegenschaft. Die GA soll nicht nur klassische HLK-Anlagen steuern, sondern auch die energietechnischen Anlagen und Sicherheitssysteme integrieren. Dadurch entsteht ein gesamtheitliches System, das Gewerke-übergreifend arbeitet. Bei der Planung und Programmierung ist zu berücksichtigen, dass Wechselwirkungen zwischen diesen Bereichen bestehen (z. B. Brandschutzsteuerung hat Vorrang vor Komfortsteuerung; bei Evakuierung andere Regeln als im Normalbetrieb; Produktionsanlagen könnten bei Störungen in HLK gezielt heruntergefahren werden müssen etc.). Solche Abhängigkeiten sind im Funktionsdesign zu berücksichtigen.*

• Datenaufzeichnung und -sicherheit: Alle relevanten Betriebsdaten, Trendkurven, Zählerstände und Ereignisse müssen lückenlos aufgezeichnet werden. Ein Datenverlust, etwa durch Softwareupdates oder Stromausfälle, ist zu vermeiden. Daher ist eine tägliche Datensicherung vorgeschrieben. Der Betreiber stellt hierfür geeignete Speicherplätze oder Server zur Verfügung (z. B. einen dedizierten Backup-Server oder Netzwerklaufwerk). Die aufgezeichneten und gesicherten Daten sind während der gesamten Vertragslaufzeit (und nach vertraglicher Vereinbarung ggf. darüber hinaus) zu archivieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Sie dienen als Nachweis der Betriebsführung, zur Optimierung und im Fall von Gewährleistungsfragen.

Alle historischen Messdaten (Temperaturverläufe, Energieverbräuche etc.) sollen mindestens 5 Jahre vorgehalten werden. Alarm- und Störmeldungen sind mit Zeitstempel zu protokollieren und ebenfalls langzeitarchiviert. Die Backup-Strategie wird so gestaltet, dass sowohl die GA-Konfigurationsdaten (Programme, Parameter) als auch die Betriebsdaten redundant gesichert sind.

• Systemarchitektur und Schnittstellenoptimierung: Bereits in der Konzeptionsphase der GA ist eine Systemstruktur zu erstellen, die klar beschreibt, wie die Kommunikation von der Feldebene (Sensoren/Aktoren) über die Automationsebene (DDC/Controller) bis hin zur Managementebene (Leitstand/GLT) realisiert wird. Nur ein sauber strukturiertes System ermöglicht eine reibungslose Integration der vielfältigen Schnittstellen innerhalb der GA (zwischen Räumen, Anlagen, Managementfunktionen) und zu anderen Gewerken (z. B. Brandmelde- oder Produktionsanlagen) im Projekt. Der Service Provider bzw. Betreiber sollte hierbei sein Know-how einbringen: Da er die betreuten Gewerke kennt, kann er Hinweise geben, welche Schnittstellen besonders kritisch sind oder welche Daten anderer Systeme (z. B. aus dem Produktionsleitsystem) in der GA benötigt werden.

Auf Basis dieser Systemarchitektur werden alle zu implementierenden GA-Funktionen detailliert und eindeutig beschrieben (Lasten-/Pflichtenheft). Neben einer textlichen (verbalen) Beschreibung sind formale Beschreibungsmittel einzusetzen – z. B. Funktionslisten nach VDI 3814, Flussdiagramme, Zustandsgraphen oder andere Modellierungen. Dadurch wird sichergestellt, dass Missverständnisse vermieden werden und die Implementierung prüfbar wird. Die Standardfunktionen der GA (z. B. Regelungsfunktionen, Alarmmanagement) sind in VDI 3814 Blatt 3 beschrieben und werden hier vorausgesetzt; darüber hinausgehende spezielle Funktionen sind gesondert anzugeben.

• Effizienz und Optimierung: Ein Hauptziel ist der effiziente Betrieb aller Anlagen. Insbesondere soll durch GA-Einsatz der Energieverbrauch gesenkt werden, ohne die Betriebsanforderungen zu beeinträchtigen. Die GA muss daher Funktionen bereitstellen, die ein kontinuierliches Energie-Monitoring und eine Optimierung des Energieeinsatzes erlauben. Dazu zählen z. B. Lastmanagement (Vermeidung von Lastspitzen), Optimierung der Fahrpläne für HLK-Anlagen, intelligente Regelalgorithmen (etwa witterungsgeführte Regelung, adaptive Regelung nach Nutzungsverhalten) und das frühzeitige Erkennen ineffizienter Betriebsweisen (Schwachstellenanalyse). Diese Anforderungen orientieren sich auch an DIN EN ISO 50001 (Energiemanagement) sowie VDI 2166 Blatt 1 und GEFMA 124 (Energiecontrolling im FM). GA-Funktionen, die dem Energiemanagement dienen, sollen zumindest die Anforderungen der Effizienzklasse B nach DIN EN 15232 erfüllen, besser Effizienzklasse A, wenn wirtschaftlich vertretbar. Mittels der GA sollen Erfolgskontrollen und Wirksamkeitsnachweise für Energieeinsparmaßnahmen durchgeführt werden (Benchmarking vor/nach Optimierungen).

• Verfügbarkeit und Redundanz: Die GA muss hochverfügbar ausgelegt sein, insbesondere wenn sie sicherheitsrelevante oder für das Kerngeschäft kritische Prozesse steuert. Es sind – wo erforderlich – Redundanzen vorzusehen (z. B. redundante Server, USV für GA-Komponenten, Watchdog-Funktionen für Controller). Bei einem Ausfall der GA dürfen wichtige Anlagen nicht unkontrolliert in einen unsicheren Zustand geraten. Not-Betriebsarten sind zu definieren: z. B. Fallback-Szenarien für Lüftungsanlagen (können manuell auf 100% gestellt werden), Überbrückung von Steuerungen durch Handbedienebene etc. Die Konzeption muss sicherstellen, dass bei Netz- oder Rechnerausfall ein geordneter Weiterbetrieb oder zumindest ein sicherer Zustand erreicht wird.

• Offenheit und Zugriffsrechte: Für einen optimierten langfristigen Betrieb soll der Betreiber unabhängig agieren können. Daher ist vom GA-Hersteller bzw. -Errichter zu verlangen, dass uneingeschränkte Zugriffsrechte auf die Anwenderprogramme, Parametrierungen und Systemkonfigurationen der GA eingeräumt werden. Auch ohne Herstellerwartungsvertrag muss der Service Provider im Auftrag des Betreibers Einstellungen ändern, Anlagenteile erweitern oder optimieren können. Zudem sind adäquate Lieferkonditionen für Ersatzteile sicherzustellen (keine überteuerten Bindungen). Diese Punkte sollen schon bei Vergabe der GA-Systeme berücksichtigt werden, um spätere Einschränkungen (z. B. vendor lock-in) zu vermeiden.

• Zukunftsfähigkeit (Digitalisierung): Das GA-System soll in der Lage sein, zukünftige Anforderungen der Digitalisierung im Facility Management zu erfüllen. Dazu gehört insbesondere die Schnittstellenfähigkeit zu CAFM-Systemen und zu externen Analyse-Tools (z. B. Energiemonitoring-Software, Cloud-Dienste). Moderne Web-Technologien und IoT-Standards sollen genutzt werden können – z. B. Webservices, OPC UA, BACnet/SC. Die GA soll Daten nicht proprietär „einschließen“, sondern über definierte, sichere Schnittstellen zugänglich machen. Insbesondere im Kontext von BIM (Building Information Modeling) wird gefordert, dass alle für den Betrieb erforderlichen Anlagendaten frühzeitig definiert und in geeigneten Formaten bereitgestellt werden. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass der GA-Errichter einen BIM-Datenexport liefert, aus dem hervorgeht, welche Geräte an welcher Stelle eingebaut sind, welche Parameter sie haben, etc. – dies erleichtert dem FM die Bewirtschaftung (vgl. DIN SPEC 91400 / CAFM-Connect für standardisierten Datenexport).

Zusammengefasst soll die GA zielsetzungsgerecht geplant sein, d. h. alle Anforderungen des Betreibers erfüllen, ohne auf einen bestimmten Hersteller oder eine bestimmte Firmentechnik festgelegt zu sein. Alle Formulierungen sind produktneutral. Wo Markennamen unvermeidbar sind (z. B. bei Schnittstellenprotokollen oder Systembeschreibungen), sind mindestens zwei gleichwertige Alternativen zu nennen oder es ist auf allgemein anerkannte Standards zu verweisen.

Im laufenden Gebäudebetrieb übernimmt die GA zahlreiche Funktionen, um den Betrieb zu erleichtern, Störungen frühzeitig zu erkennen, Energie zu sparen und den Komfort bzw. die Sicherheit zu gewährleisten. Der Service Provider setzt die GA dabei im Auftrag des Betreibers so ein, dass die Lebens- und Arbeitsbedingungen der Nutzer möglichst verbessert und unterstützt werden. Die GA soll optimal genutzt werden – d. h. alle vorhandenen Funktionen sollen ausgeschöpft und aufeinander abgestimmt sein, um den Nutzen zu maximieren. Der Service Provider ist mit der praktischen Umsetzung dieser Ziele betraut und trägt daher eine Mitverantwortung für die Effizienz der Betriebsführung.

Hier werden Hinweise gegeben, wie die GA im Gebäudemanagement eingesetzt wird, und welche Prozesse sie unterstützt. Viele dieser Punkte sind in der Norm DIN 32736 (Gebäudemanagement – Begriffe und Leistungen) beschrieben; die GA kann dort definierte GM-Prozesse gezielt unterstützen.

Bereits im Rahmen von Inbetriebnahmen, Abnahmen und Übergaben von Anlagen kann die GA wichtige Unterstützungsfunktionen übernehmen.

• Begleitung von Inbetriebnahmen, Abnahmen und Übergaben: Die GA kann z. B. Messwerte protokollieren oder Sonderbetriebsmodi für Prüfungen bereitstellen. In DIN 32736 wird empfohlen, dass die GA bei der Übergabe neuer Anlagen als Werkzeug eingesetzt wird, um die Soll-Funktionen zu überprüfen (z. B. logging von Temperaturverläufen während Probebetrieb etc.).

• Erfassung von Mängeln: Während der Inbetriebnahme und Abnahme festgestellte Mängel können mithilfe der GA erfasst werden (z. B. als Alarmmeldungen bei Abweichungen) und in Listen dokumentiert werden.

• Verfolgung der Mängelbeseitigung: Wird ein Mangel behoben, kann dies in der GA bzw. dem angebundenen System nachverfolgt werden (Status „Störung behoben“ etc.).

• Beweissicherung: Die GA kann Daten liefern, die als Beleg dienen, dass zugesicherte Leistungen erbracht wurden. Beispiel: Erreichen der vereinbarten Raumtemperaturen oder Luftwechselraten kann über GA-Logs nachgewiesen werden.

• Leistungskontrolle via Reporting: Die GA bzw. GLT sollte Funktionen für Berichtswesen haben, um die Einhaltung von vertraglichen Sollwerten oder Leistungen zu dokumentieren. So kann z. B. automatisch ein Abnahmebericht generiert werden, der alle Soll-/Ist-Vergleiche enthält (z. B. tatsächliche Anlagenverfügbarkeit, gemessene Werte vs. Soll). KPIs wie z. B. Sollwerterreichungsgrad oder Verfügbarkeitsquote der Anlagen könnten darüber ermittelt werden.

Für die genannten Punkte (Mängelmanagement etc.) kommen i. d. R. CAFM-Software-Module zum Einsatz, doch die GA liefert die Rohdaten und kann initiale Meldungen generieren. Wichtig ist, dass der Service Provider die Möglichkeiten der GA hier voll ausschöpft. Alle relevanten Vorgänge (insb. Störungen) sind digital in den dafür vorgesehenen Systemen abzulegen, anstatt papierbasiert – dies erhöht die Transparenz und Nachverfolgbarkeit. (Beispiel: Ein auftretender Alarm wird nicht nur quittiert, sondern im FM-System als Vorfall mit Uhrzeit, Ursache und Maßnahme dokumentiert.)

Im Abnahmeprozess selbst hat die GA außerdem die Aufgabe, die Funktionsprüfungen zu erleichtern. Es sind detaillierte Anforderungen beschrieben, wie Abnahmen durchzuführen sind, inklusive Nutzung von Checklisten (siehe Anhang A1) und Vollprobetests.

Der Service Provider spielt bei Abnahmen meist eine begleitende Rolle (z. B. Unterstützung des Betreibers durch Bedienung der GA während der Prüfungen, Sammeln der Protokolle). Die Abnahmeverantwortung liegt beim Betreiber bzw. dessen beauftragtem Sachverständigen, der Service Provider unterstützt lediglich.

Es wird empfohlen, ein volles Betriebsjahr nach Inbetriebnahme/Abnahme eine umfassende Systemüberprüfung durchzuführen. Hierbei werden saisonale Effekte berücksichtigt (Sommer/Winter). Der Service Provider organisiert diese Überprüfung in Abstimmung mit dem Betreiber. Dabei sollen alle GA-Funktionen auf den Prüfstand: Hat die Regelung im Sommer wie gewünscht funktioniert? Wurden die Energieziele erreicht? Gibt es Optimierungsbedarf? – Die Ergebnisse fließen in eine Feinoptimierung ein. So wird die GA nachjustiert, um dauerhaft optimal zu laufen.

Im Regelbetrieb unterstützt die GA eine Vielzahl von Gebäudemanagement-Prozessen für ein nachhaltiges Betreiben der Anlagentechnik.

• Bedienen: Die GA ermöglicht das zentrale Bedienen der Anlagen (Anlagen ein-/ausschalten, Sollwerte einstellen, Betriebsarten wählen). Routineeingriffe erfolgen über die GLT-Benutzeroberfläche. Wichtig ist, dass Bedienhandlungen protokolliert werden (wer hat wann was verändert), um nachvollziehbar zu bleiben.

• Überwachen: Die GA überwacht kontinuierlich den Zustand der technischen Anlagen. Betriebs- und Störmeldungen werden gesammelt und angezeigt. Grenzwertverletzungen (z. B. Temperatur zu hoch) lösen Alarmmeldungen aus. Diese Überwachung erstreckt sich auch auf Netzzustände (Kommunikation, Controllererreichbarkeit etc.).

• Optimieren: Die GA liefert Daten, anhand derer der Betrieb optimiert werden kann – z. B. Trendkurven der Energienutzung, Laufzeitstatistiken von Geräten etc. Der Service Provider wertet diese aus (ggf. mit externen Tools oder CAFM-Reports), um Einstellungen zu verbessern. Beispiel: Anpassung der Lüftungsfahrpläne basierend auf Nutzungsprofilen.

• Instandhalten: Die GA unterstützt Wartung und Inspektion, indem sie beispielsweise Betriebsstundenzähler bereitstellt, Wartungsbedarf meldet (z. B. „Filterwechsel fällig“) und die Durchführung dokumentiert (Thema Wartungsdokumentation). Gemäß DIN 31051 deckt Instandhaltung Warten, Inspizieren, Instandsetzen ab. Die GA ist kein Ersatz für menschliche Wartungstätigkeit, aber sie gibt Hilfestellung (z. B. automatische Prüfzyklen, Selbstdiagnosen, Alarm bei Verschleißanzeichen).

• Beheben von Störungen: Tritt eine Störung oder ein Alarm auf, dient die GA als erste Informationsquelle. Sie zeigt Meldungen mit Zeitstempel, Ort, ggf. Fehlercode an. Der Service Provider nutzt dies, um rasch Gegenmaßnahmen einzuleiten. Geplante Reaktionszeiten (SLA) sind einzuhalten. Die GA kann oft Hilfestellung bieten, z. B. durch Anzeige von Handlungshinweisen oder durch temporäre Automatikabschaltung, um manuelle Eingriffe zu ermöglichen. Nach Störungsbehebung ist der Status in der GA zurückzusetzen und die Ursache zu dokumentieren.

• Außerbetriebnahme / Wiederinbetriebnahme: Die GA unterstützt dabei, Anlagen kontrolliert herunterzufahren (z. B. sequentielles Abschalten) und wieder anzufahren. Bei geplanten Außerbetriebnahmen (z. B. Revision, längerem Produktionsstopp) kann die GA auf „Stand-by“ gehen und energiesparende Betriebsmodi aktivieren. Beim Wiederanfahren müssen alle Sollwerte wieder korrekt hergestellt werden.

• Ausmustern: Wenn Anlagen stillgelegt oder ersetzt werden, können über die GA letzte Betriebsdaten gezogen werden (z. B. um Restwerte zu ermitteln, Verbräuche abzuschließen). In der GA/CAFM-Datenbank ist der Status dann auf „ausser Betrieb“ zu setzen, um anzuzeigen, dass kein aktives Monitoring mehr nötig ist.

• Wiederholungsprüfungen: Für Anlagen, die regelmäßigen Prüfungen unterliegen (z. B. Sicherheitsbeleuchtung, Druckbehälter mit Steuerungen etc.), kann die GA an die Fälligkeit erinnern und Prüfabläufe unterstützen (z. B. automatisch monatlicher Funktionstest von Notleuchten). Geplante Prüfungen sollten im System hinterlegt sein.

• Erfassen von Verbrauchswerten: Alle Zählerstände (Strom, Wasser, Gas, Wärme etc.) werden durch die GA in definierten Intervallen erfasst und gespeichert. Dies dient dem Energiecontrolling sowie der verbrauchsgenauen Abrechnung (siehe 6.3.3 Verbrauchsmanagement). Manuelle Ablesungen entfallen dadurch weitgehend.

• Einhalten von Betriebsvorschriften: Die GA hilft sicherzustellen, dass alle betrieblichen Auflagen eingehalten werden. Beispielsweise können vorgeschriebene Lüftungsraten nach Arbeitsstättenrichtlinien durch die GA nachgewiesen werden, oder es wird verhindert, dass Temperaturgrenzen überschritten werden, die produktionstechnisch relevant sind. Wenn der Betreiber interne Richtlinien hat (z. B. max. 22°C im Büro), lassen sich diese als Sollwerte hinterlegen und Abweichungen alarmieren.

Die GA erfasst sämtliche Betriebs-, Stör- und Alarmmeldungen zentral. Dieses Meldungsmanagement bildet die Grundlage, um Maßnahmen anzustoßen – z. B. Reparaturen bei Störungsmeldungen. Alle im System generierten Meldungen und Prozessparameter sind nach Auftreten zu dokumentieren (in der GA bzw. im angebundenen FM-System). Der Service Provider muss die Richtlinien im Umgang mit dem Meldungsmanagement kennen und befolgen. Insbesondere sind Eskalationsstufen definiert: Wenn eine Störung nicht innerhalb der Reaktionszeit behoben ist, eskaliert sie ggf. automatisch (z. B. Meldung an Vorgesetzte). Um Wiederholungsstörungen zu erkennen, sollte der Service Provider regelmäßige Auswertungen der Meldungsprotokolle durchführen. Die GA bzw. das CAFM-System ermöglicht statistische Analysen (z. B. häufigste Alarmursachen, MTBF von Anlagen, durchschnittliche Reparaturdauer). Diese fließen in eine kontinuierliche Verbesserung der Betriebsprozesse ein. So können z. B. Schulungsbedarfe identifiziert werden (wenn Fehlbedienungen häufig Störungen auslösen) oder es können Komponenten vorausschauend getauscht werden, bevor sie ausfallen (predictive maintenance).

Alle relevanten betrieblichen Vorgänge sind zu dokumentieren. Insbesondere die Zustands- und Prüfdokumentation muss laufend geführt werden. Darunter fallen beispielsweise: Ergebnisse von Überwachungsmessungen (z. B. Raumluftmessungen), Volumenstrommessungen, aufgezeichnete Emissionen/Immissionen, Tests von Sicherheitseinrichtungen (z. B. Brandschutzklappen, RWA-Funktionen), Temperaturverläufe in kritischen Bereichen (Serverräume), etc. Ebenso sind Aktualisierungen der Anlagendokumentation nach Änderungen (z. B. Austausch eines Geräts) zeitnah einzupflegen. Diese Dokumentation soll heute digital erfolgen – idealerweise direkt im CAFM-System des Betreibers, das hierfür Funktionen bietet. Papierform ist nur noch ergänzend oder als rechtliche Zweitausfertigung vorgesehen. Der Betreiber stellt dem Service Provider ein solches System bereit und unterweist ihn in der zugehörigen Ablauforganisation.

(Beispiel: Nach dem Austausch eines Ventilstellantriebs trägt der Service Provider im CAFM-System bei der Komponente ein: neuer Antrieb Typ X, Seriennummer, getauscht am Datum Y durch Firma Z. Ebenso wird die GA-Datenpunktbezeichnung in der Dokumentation aktualisiert, falls geändert. Diese Änderung wird protokolliert und ist damit für künftige Wartungen nachvollziehbar.)

Ein wesentlicher Aspekt im industriellen Gebäudemanagement ist das Energiemanagement.

• Analyse der Energie- und Medienverbräuche (gewerkeübergreifend): Die GA erfasst die Verbräuche aller Medien (Strom, Gas, Wasser, Wärme, Druckluft etc.) mittels Zählern und bereitet diese Daten auf. Es sollen aussagekräftige Lastprofile erzeugt und ausgewertet werden, um zu erkennen, wann und wo Verbrauchsspitzen auftreten (Spitzenlastanalyse) und wo Einsparpotenziale liegen. In dem vorliegenden Standort gibt es bereits teilweise entsprechende Funktionen, die noch optimiert werden müssen.

• Ermitteln von Optimierungspotenzialen: Anhand der Verbrauchsdaten und deren Analyse (z. B. Benchmarking verschiedener Gebäude oder Produktionslinien) identifiziert der Service Provider Maßnahmen zur Verbrauchsreduzierung. Dies kann z. B. das Absenken von Sollwerten in Nebenzeiten sein, die Wärmerückgewinnung zu verbessern oder regelungstechnische Optimierungen. Mögliche Maßnahmen sollen priorisiert werden nach Wirtschaftlichkeit und Effekt.

• Umsetzen von Einsparmaßnahmen: Maßnahmen, die beschlossen werden (ggf. vom Betreiber freigegeben), setzt der Service Provider um. Die GA unterstützt dies, indem z. B. geänderte Fahrpläne implementiert werden, Effizienzprogramme aktiviert werden (manche GA-Systeme haben Optimierungsmodi), oder indem zusätzliche Sensorik nachgerüstet wird, um genauer zu regeln.

• Nachweisen der Einsparungen: Die erreichten Energieeinsparungen müssen mittels der GA-Daten nachgewiesen werden (Vorher-Nachher-Vergleich). Hierzu erstellt der Service Provider Reports über Verbrauchswerte vor und nach der Maßnahme, bereinigt um Witterungseinflüsse o. ä. Das dient auch der Erfolgsbewertung und ggf. der Prämienberechnung, falls vertraglich Boni für Einsparungen vereinbart sind.

Für die Einführung oder Durchführung eines strukturierten Energiemanagements dienen Normen und Richtlinien als Leitfaden: DIN EN ISO 50001, VDI 2166 Blatt 1 und GEFMA 124 werden ausdrücklich genannt und sollen beachtet werden.

• Lastmanagement: zur Vermeidung von Leistungsspitzen (Abschalten/Abschalten nicht kritischer Verbraucher bei drohender Lastspitze) und zur Aufzeichnung von Lastgängen für Optimierungszwecke. Hierdurch können Spitzenlastbezugs-Kosten reduziert werden.

• Verbrauchsdaten-Erfassung und -Aufbereitung: lückenloses Messen aller Verbrauchsdaten mit zeitlicher Auflösung, Aufbereitung in Berichten, Schwachstellenanalyse (z. B. ungewöhnlich hoher Verbrauch nachts = Hinweis auf Leckagen oder unnötigen Betrieb).

• Kontinuierliche Verbesserung: Die GA soll ermöglichen, dass Verbesserungsmaßnahmen im Betrieb überwacht werden (Erfolgskontrolle) und die Wirksamkeit belegt wird. Hier greift wieder der PDCA-Zyklus aus ISO 50001: Plan (Maßnahme planen) – Do (umsetzen via GA-Einstellung) – Check (Ergebnis messen mit GA) – Act (bei Abweichung nachsteuern).

Ein fortgeschrittenes Konzept ist die Einordnung der GA-Funktionen in Effizienzklassen nach DIN EN 15232. Diese Norm legt Effizienzklassen A (hoch effizient) bis D (Standard) fest und ordnet diversen GA-Funktionen Effizienzpotenziale zu. Für den Industriestandort sollte angestrebt werden, möglichst viele Funktionen der Klasse A oder B zu implementieren, soweit wirtschaftlich sinnvoll. Beispielsweise erreicht eine raum- und präsenzabhängige Regelung von Lüftung und Licht i. d. R. Effizienzklasse A. Solche Funktionen bringen einen belegten Einsparnutzen. Die Entscheidung, welche Energiecontrolling-Prozesse in welchem System (GA oder extern) abgebildet werden, hängt vom Projekt und den Rahmenbedingungen ab.

Die Gebäudeautomation ist kein isoliertes System, sondern vernetzt sich mit umgebenden Systemen im Gebäude und Unternehmen. Sie ist Bestandteil des CAFM und liefert technische Betriebsdaten in die kaufmännisch-organisatorischen Prozesse.

• Weitere CAFM-Teilsysteme: z. B. Systeme für Flächenmanagement, Reinigungsmanagement oder Inventarverwaltung, die Daten aus der GA nutzen könnten (z. B. Flächennutzungsgrade über Präsenzsensorik).

• Brandmeldesystem: Die GA tauscht Informationen mit der Brandmeldezentrale aus (Zustände von Brandschutzeinrichtungen, Auslösung von Rauchabzügen etc.). In Alarmfällen übernimmt die GA Steuerungsfunktionen (Lüftungsanlagen aus, Aufzüge ins Erdgeschoss etc.), auf der anderen Seite könnten Statusinfos aus der GA (Tür zu/offen, Lüfter an/aus) im Brandmeldesystem angezeigt werden.

• Zugangskontrollsystem: Austausch von Zutrittsinformationen (z. B. Nachtabsenkung deaktivieren, wenn jemand im Gebäude ist; Klimaanlage an einem Wochenende nur aktivieren, wenn Berechtigte sich anmelden).

• Einbruchmeldesystem: Im Scharfbetrieb der EMA ggf. Auslösung bestimmter GA-Szenarien (Licht voll an bei Alarm, Türen entriegeln für Sicherheitsdienst, etc.). Umgekehrt kann die GA, z. B. über Zeitpläne, das Scharfschalten vorbereiten (alles zu, HLK in Absenkung).

• Kommunikationssysteme: Das können Telefonanlagen, Pager oder SMS-/E-Mail-Systeme sein, die die GA nutzt, um Meldungen an Personen zu senden. Auch die Integration in Leitstände (z. B. Feuerwehr-Peripheriegeräte) gehört dazu.

Die genaue Ausgestaltung dieser Kopplungen muss mit den zuständigen Fachabteilungen und Dienstleistern abgestimmt werden. Dabei sind Fragen zu klären: Welche Daten werden ausgetauscht? In welcher Frequenz? In welchem Format? Wer ist federführend für Wartung der Schnittstelle? – Solche Punkte werden idealerweise in einem Schnittstellenvertrag oder -protokoll festgehalten.

Wichtig: Diese Systemintegration bringt Mehrwerte (Daten müssen nur einmal erfasst werden, automatisierter Ablauf, ganzheitliche Auswertungen), stellt aber auch Anforderungen an IT-Sicherheit und Zuverlässigkeit. Schnittstellen zu kritischen Systemen (z. B. Produktionsanlagen, Laborsystemen) dürfen nicht ungeprüft Änderungen vornehmen. Daher muss festgelegt sein, welche Systeme Master und welche Slave sind in der Kommunikation, und es sind Mechanismen gegen Fehl- oder Fremdzugriffe vorzusehen (Authentifizierung, Protokollierung).

Im Rahmen des Informationsmanagements ist auch das Thema BIM relevant. BIM-Modelle stellen dem Betreiber umfangreiche Anlagendaten zur Verfügung. Diese sollten in der Bedarfsplanung konkretisiert werden: Welche Attributdaten benötigt die GA/das FM im Betrieb? (Beispiel: Alle Lüftungsgeräte sollen im BIM-Modell bereits eine eindeutige Anlagenkennung haben, die der GA und dem CAFM entspricht, sowie technische Hauptdaten – Volumenstrom, Leistung etc.) Dadurch kann beim Übergang von Bau zu Betrieb viel manuelle Datenerfassung vermieden werden. Die Datenformate hierfür (z. B. IFC, GAEB, CSV-Exporte, oder proprietäre CAFM-Connect) sind in der Planungsphase festzulegen.

Insgesamt soll das Informationsmanagement gewährleisten, dass alle entscheidungsrelevanten Informationen zum Gebäudebetrieb leicht verfügbar, konsistent und aktuell sind. Die GA ist die primäre Quelle für technische Live-Daten, während das CAFM die historischen, organisatorischen und kommerziellen Daten vorhält. Deren Verzahnung ermöglicht tiefergehende Analysen und Auswertungen.

Für einen zielorientierten, qualitativen Betrieb der Gebäudetechnik mittels GA sind Dienstgütevereinbarungen (Service Level Agreements, SLA) und dazu passende Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPI) zwischen Betreiber und Service Provider festzulegen. Diese stellen sicher, dass die Erwartungen an die Betriebsführung klar definiert und messbar sind.

• Einfache, klare und nachvollziehbare Leistungsbeschreibung: Die vereinbarten Leistungen müssen verständlich formuliert und objektiv überprüfbar sein. Unklare oder komplexe Klauseln sind zu vermeiden.

• Fokus auf Funktions- statt Tätigkeitsorientierung: Es sollte vereinbart werden, welche Ergebnisse erzielt werden müssen (z. B. „Raumtemperatur hält 21±2 °C zu definierten Zeiten“), statt nur Tätigkeiten vorzugeben („täglich Heizungsventile prüfen“). So hat der Service Provider Spielraum im Wie, aber das Was ist festgelegt.

• Vereinfachung und Transparenz der Leistungserbringung: Wenige, aussagekräftige Kennzahlen sind vielen komplizierten vorzuziehen. Alle Beteiligten sollen leicht erkennen können, ob die SLA eingehalten werden.

• Klare Vorgaben für Einsatz und Ausmaß der GA: Das SLA kann definieren, in welchem Umfang die GA genutzt werden soll, um die Leistung zu erbringen. Beispiel: „Der Stromverbrauch soll durch GA-Optimierung um 5% gegenüber Vorjahr reduziert werden“ – hier wird klargestellt, dass GA-Einsatz Teil der Leistung ist.

• Beschreibung der Nutzungsanforderungen: Es muss klar dokumentiert sein, welche Anforderungen die Nutzer an das Gebäude haben (z. B. Klimakomfort, Prozessbedingungen). Diese Anforderungen (Lastenheft) bilden die Basis, worauf SLA aufbauen.

• Erstellung einer (funktionalen) Leistungsbeschreibung: Bereits das Ausschreibungs-LV (dieses Dokument) ist so aufgebaut, dass funktionale Leistungen beschrieben sind. Eine detailgenaue Leistungsbeschreibung erleichtert später die Formulierung der SLA.

• Festlegung der Nutzungsstrategie je Objekt/Gebäude: Der FM-Kunde (Betreiber) soll pro Gebäude eine Strategie definieren (z. B. vollkontinuierlicher Betrieb vs. zeitgesteuerter Betrieb). Diese Strategie (Betreiberkonzept) setzt den Rahmen für SLA (z. B. maximale Ausfallzeiten, gewünschte Reaktionszeiten).

• Erfassung aller durch die GA automatisierten Anlagen: Ein vollständiges Anlagenverzeichnis ist nötig, um nichts zu übersehen. Hieraus ergibt sich, für welche Anlagen SLA gelten sollen.

• Leistungsdatenerfassung: Es sollten bereits vorhandene Leistungsdaten gesammelt werden (z. B. bisheriger Energieverbrauch, Störungsaufkommen, Reaktionszeiten). Diese dienen als Baseline, gegen die man neue SLA-Ziele setzen kann.

• Anlagenzustandsbewertung und -dokumentation: Der aktuelle Zustand der Anlagen (v. a. Instandhaltungsrückstand, Alter, Störanfälligkeit) muss bekannt sein. Hohe Instandsetzungsrisiken können die SLA-Gestaltung beeinflussen (z. B. ob 99% Verfügbarkeit realistisch sind).

• Zuständigkeit für Instandsetzungsaufwand: Es muss geklärt sein, wer etwaige Nachholbedarfe (Instandhaltungsstau) trägt. Falls Anlagen stark vernachlässigt wurden, kann der Service Provider SLA-Vorgaben evtl. erst nach einer Grundinstandsetzung erfüllen. Solche Punkte gehören in Vertragsverhandlungen.

• Schnittstellen zur Nutzung: Man überlegt, wie der Nutzer die SLA wahrnimmt (z. B. Komfort, Reaktionszeit bei Meldung). Die SLA sollten auf die Nutzerperspektive Bezug nehmen, aber mittels GA gemessen werden.

• Leistungsparameter pro Anlage: Festlegung, welche Größen betrachtet werden (z. B. Raumtemperatur, Luftfeuchte, Druckluftqualität, Beleuchtungsstärke).

• Aufgabenstellung: z. B. „energie- und kostenoptimierter Betrieb“ – dies kann konkretisiert werden als Zielvorgabe (kWh/m², Peak Demand < X kW etc.).

• Sicherheit: z. B. keine sicherheitskritischen Ausfälle; Alarmierung innerhalb von Y Sekunden; Einhaltung aller sicherheitstechnischen Prüfintervalle.

• Verfügbarkeit: z. B. 99,5% Verfügbarkeit der HLK-Anlagen während Produktionszeiten; Prioritätenlisten, welche Anlagen zuerst instand zu setzen sind; maximale Reaktionszeit 30 Minuten bei Ausfall Kategorie A Anlagen.

• Qualität: z. B. Messkriterien für Betriebssicherheit (Anzahl ungeplanter Anlagenstillstände pro Quartal), Werterhalt (Planmäßigkeit der Wartungen, keine Wartungsüberziehungen), Flexibilität (Reaktionsfähigkeit auf geänderte Nutzerbedürfnisse), Kundenzufriedenheit (z. B. Nutzerbeschwerden über Raumklima ≤ 3 pro Jahr).

• Umweltverträglichkeit: z. B. Medienverbräuche pro Produktionseinheit, Anteil regenerativer Energie, CO₂-Emissionen. Messkriterien könnten sein: jährlicher Wasserverbrauch, Abfallwärme-Recyclingquote, etc. – je nach Relevanz.

Die SLA sollten schriftlich fixiert und Bestandteil des Betreiber-/Servicevertrags sein. Sie bilden dann die Grundlage für regelmäßige Leistungsreviews zwischen Betreiber und Service Provider.

Um die Erfüllung der in den SLA definierten Anforderungen zu kontrollieren, werden passende Key Performance Indicators (KPI) festgelegt und gemessen. Die KPI dienen als objektive Nachweisinstrumente.

• Harte (quantitative) KPI: Physikalische Größen (Temperaturen, Drücke, Verbrauchswerte), zeitbezogene Größen (Betriebszeiten, Reaktionszeiten), funktionale Größen (Verfügbarkeitsprozent, Anzahl Störungen), finanzielle Kennzahlen (Kosten pro Leistungseinheit). Diese sind direkt mess- oder zählbar und werden laufend von der GA/CAFM erfasst.

• Weiche (qualitative) KPI: z. B. Nutzerzufriedenheit, Komfortempfinden, die schwerer messbar sind. Diese können durch Umfragen, Feedbackbögen etc. ermittelt werden. Für GA-Betrieb könnten solche KPI sein: Zufriedenheitsindex Raumklima, Anteil Beschwerden gelöst < 24 h etc.

Die tatsächlich gemessenen Werte der KPI zeigen den Grad der Leistungserfüllung. Abweichungen von den Sollwerten werden interpretiert, um Verbesserungen abzuleiten. Der Service Provider ist verpflichtet, diese Messungen durchzuführen und die Ergebnisse transparent darzulegen. Oft werden KPI monatlich oder vierteljährlich berichtet.

• Energie-KPI: spezifischer Energieverbrauch (z. B. kWh pro m² und Jahr, oder pro Produktionseinheit), Lastfaktor (Spitzenlast/Mittelwert), Zielerreichungsgrad gegenüber EnPI (Energy Performance Indicator nach ISO 50001).

• Verfügbarkeits-KPI: % Verfügbarkeit je Anlage (z. B. Kessel 98% in Zeit x), MTBF (Mean Time Between Failures), MTTR (Mean Time To Repair).

• Wartungs-KPI: Quote der fristgerecht durchgeführten Wartungen (%), Anzahl Overdue Wartungen, Prüfungsquote (z. B. 100% aller Sicherheitseinrichtungen geprüft).

• Reaktions-/Behebungs-KPI: Durchschnittliche Reaktionszeit auf Störmeldung, % Störungen behoben innerhalb SLA-Zeit, Anzahl Eskalationen.

• Komfort-KPI: % der Zeit innerhalb Komfortband (z. B. 95% der Arbeitszeit 20–24°C), Anzahl Nutzerbeschwerden pro Monat.

Die Auswahl der KPI erfolgt anhand der SLA-Ziele. Beispielsweise, wenn SLA ein „energieoptimierter Betrieb“ fordern, könnte KPI der kWh/m² oder kWh/Produktionseinheit sein. Wenn SLA „hohe Verfügbarkeit“ betonen, sind KPI wie Anlagenverfügbarkeit und Reaktionszeit entscheidend.

Die GA liefert viele Daten zur Ermittlung der KPI automatisch. So können Temperaturen, Betriebszeiten etc. direkt gemessen werden. Für einige KPI (z. B. Kundenzufriedenheit) braucht es manuelle Erhebungen. Die GA/CAFM-Software sollte idealerweise Dashboards haben, die die KPI in Echtzeit oder periodisch visualisieren. Bild 1 (im Originaldokument an dieser Stelle vorgesehen) veranschaulicht z. B. die Einteilung von KPI in verschiedene Kategorien.

Der Service Provider richtet ein Reporting-System ein, in dem die KPI regelmäßig ausgewertet werden. Die Ergebnisse der KPI-Messungen werden im Rahmen von SLA-Meetings mit dem Betreiber besprochen. Bei Unterschreitung vereinbarter Schwellenwerte sind Maßnahmen einzuleiten (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Zusammenfassend stellen SLA und KPI sicher, dass der Betrieb der GA und der TGA transparent, überprüfbar und zielorientiert erfolgt. Beide Vertragsparteien (Betreiber und Service Provider) haben so klare Vereinbarungen, an denen der Erfolg des Betriebs gemessen werden kann. Das erhöht die Rechtssicherheit (bei Nicht-Einhaltung können vertragliche Konsequenzen greifen) und motiviert zur stetigen Optimierung.

Im Rahmen der Errichtung (Neubau) oder einer Erweiterung der GA werden entscheidende Weichen für einen effektiven und effizienten späteren Betrieb gestellt. Daher muss bereits in dieser Projektphase hoher Wert auf eine strukturierte und sorgfältige Vorgehensweise gelegt werden, insbesondere bezüglich Inbetriebnahme, Abnahme, Übernahme und Einweisung des Betriebspersonals. Diese Prozesse unterscheiden sich bei einer GA deutlich von denen einzelner Gewerke, da die GA gewerkeübergreifend und als offenes System funktioniert. Für GA-Anlagen gelten also spezielle Anforderungen (siehe u. a. VDI 6039 – Inbetriebnahmemanagement gebäudetechnischer Anlagen).

Äußere Parameter wie jahreszeitliche Bedingungen beeinflussen die Anforderungen an die GA erheblich. So können manche Funktionen (z. B. Kühlleistung, Heizgrenzen) erst unter bestimmten Wetterbedingungen vollständig geprüft oder optimiert werden. Dieser Umstand muss dem Service Provider und dem Betreiber bewusst sein, um auftretende Effekte richtig einzuschätzen. So sollte man z. B. erwarten, dass nach der ersten kompletten Heizperiode evtl. Nachregulierungen erforderlich sind – dem ist proaktiv entgegenzuwirken durch Planung eines Feinabgleichs.

Es sei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich mit der Abnahme die rechtliche Beweislast für Mängel zulasten des Betreibers umkehrt. Daher ist eine gründliche Abnahmeprüfung in beider Interesse: Der Betreiber will alle Mängel erkannt und protokolliert wissen (denn nach Abnahme muss er sonst beweisen, dass ein Mangel schon vorher vorhanden war), und der Errichter hat mit der erfolgreichen Abnahme Gewissheit über den Leistungsnachweis.

Im Folgenden werden die Anforderungen und Vorgehensweisen für Inbetriebnahme, Abnahme und Übernahme im GA-Kontext erläutert.

Bei jeder Inbetriebnahme der GA-Anlagen sind die Vorgaben aus Abschnitt 8 der VDI 3810 Blatt 5 zu berücksichtigen. Eine Inbetriebnahme sollte idealerweise im Beisein bzw. unter Einbindung des späteren Betreibers/Service Providers erfolgen, um Know-how-Transfer und Mitgestaltung zu ermöglichen.

• Kalibrierung aller Sensoren und Aktoren: Sämtliche Fühler, Messwertgeber (z. B. Temperatur-, Drucksensoren) und Stellglieder (Ventile, Klappen, Frequenzumformer) sind bei Inbetriebnahme zu kalibrieren bzw. auf korrekte Grundstellung einzuregulieren. Dies stellt sicher, dass die Regelkreise auf validen Werten basieren.

• Test aller Schalt- und Steuerfunktionen: Jede Anlage, jeder Datenpunkt muss auf Funktion geprüft werden (FAT/SAT, Factory- und Site-Acceptance-Test). Dazu gehört das manuelle und automatische Ansteuern aller Aktoren, das Auslösen aller vorgesehenen Aktionen (Pumpen EIN/AUS, Ventil auf/zu, Alarm bei Grenzwert etc.). Ein systematischer Eins-zu-eins-Test vom Feldgerät bis zur Leittechnik ist durchzuführen und zu dokumentieren.

• Einstellen aller Regelparameter und Zeiten: Alle Sollwerte, Regelkurven, Zeitprogramme sind gemäß Vorgaben einzustellen (Heizkurven, Nachtabsenkung, Lüftungszeiten, etc.). Dabei können zunächst Standardwerte genutzt werden; Feinoptimierung erfolgt im Probebetrieb.

• Probebetrieb mit Simulationen: Ein Probebetrieb der GA (ggf. anlagenspezifisch) ist durchzuführen, bei dem Einflussgrößen simuliert werden. Beispielsweise wird ein Temperatursensor künstlich erhitzt, um Sommer zu simulieren – reagiert die Kühlung korrekt? Oder es wird ein Feueralarm simuliert – reagieren Lüftung, Aufzüge wie vorgesehen? Solche Tests überprüfen das Zusammenwirken der Gewerke über die GA.

• Optimierung der Regelkreise (Sommer/Winterbetrieb): Es ist vorzusehen, die Regelparameter für Sommer und Winter separat zu optimieren. Oft wird initial im Winter in Betrieb genommen; sobald Sommerbedingungen vorherrschen, muss eine Nachoptimierung der Kühlregler erfolgen (oder umgekehrt).

• Handbedienungseinrichtungen bereitstellen: Für alle GA-Funktionen sollen Handbedienmöglichkeiten vorhanden sein, z. B. Hand/Auto-Schalter an Schaltschränken, mobile Bediengeräte oder Software-Handbedienebenen. Diese sind während Inbetriebnahme zu testen – im Handbetrieb muss jede wichtige Funktion ausführbar sein (wichtig für Notfälle und Service). Der Errichter muss die erforderlichen Sollwertsteller und Handbedienmodule installieren.

• Dokumentation aller Einstellungen: Sämtliche Parameter, Programmeinstellungen und Konfigurationen, wie sie nach Abschluss der Inbetriebnahme gelten, sind schriftlich oder elektronisch zu dokumentieren (Sollwertlisten, Reglerparameterlisten, Steuerlogik-Diagramme mit Parametern). Dies wird Teil der Bestandsdokumentation (siehe 10.1). Spätere Änderungen müssen nachgezogen werden.

• Netzausfallverhalten testen: Unbedingt ist das Verhalten bei Stromausfall zu testen. Dies bedeutet, eine kontrollierte Simulation eines Blackouts: GA-Steuerungen und ggf. zugehörige Notstromversorgung abschalten und wieder zuschalten. Dabei prüfen: Starten alle Komponenten ordnungsgemäß neu? Bleiben Sollwerte erhalten? Springen USV-überbrückte Teile wie gedacht an? Dieser Test ist für die Abnahme unerlässlich; es sind Vollprobetests in Anlehnung an VDI 6010 Blatt 3 (Wirkprinzipprüfungen sicherheitstechnischer Anlagen) durchzuführen.

• Optimierung nach Wiederanlauf: Nach dem Wiederhochfahren aller Systeme (Blackout-Test) ist zu kontrollieren, ob sämtliche Regelkreise wieder voll funktionieren. Falls nicht, sind Einstellungen zu korrigieren (z. B. Boot-Reihenfolgen, Pufferlösungen).

Es ist zudem sicherzustellen, dass der Errichter zur Inbetriebnahme einen Software-Stand (Versionsstand der Programme) einreicht, der geprüft und archiviert wird. Der Service Provider sollte darauf achten, dass er die finale GA-Softwareversion erhält. Gegebenenfalls muss er zu einem späteren Zeitpunkt (bei Betreiberwechsel etc.) Zugriff darauf haben.

Der Errichter stellt auch eventuelle Prüfsoftware oder besondere Tools bereit, die für Abnahmetests nötig sind (z. B. BACnet-Explorer). Außerdem muss gewährleistet sein, dass Datensicherungen sowohl auf Automationsstationsebene (DDC) als auch auf Leitebene (GLT) abgelegt werden können. Es soll möglich sein, ein Backup direkt vom Leitsystem aus auf jeder DDC abzulegen (Komfortfunktion zur Sicherstellung aktueller Backups).

Die Abnahme der GA-Leistungen hat eine bedeutende juristische Funktion im Vertragsrecht (vgl. BGB § 640) und liegt in der Verantwortung des Betreibers bzw. dessen bevollmächtigter Vertreter (z. B. externer Sachverständiger, Bauleitung). Der Service Provider nimmt bei der Abnahme im Allgemeinen nur eine unterstützende Rolle ein (z. B. Bedienpersonal stellen, Anlagen vorführen). Dennoch ist er oft dabei, da er im Anschluss die Anlage betreibt und eventuelle Restmängel kennen muss.

Die Abnahmen sollen – analog zur Inbetriebnahme – gewerkeübergreifend erfolgen. Das heißt, statt jedes Gewerk isoliert abzunehmen, wird die GA im Zusammenspiel mit HLK, Elektro, MSR etc. getestet. Bei Teilabnahmen (z. B. Bauabschnittsweise) müssen jeweils die relevanten Gewerke hinzugezogen werden, damit keine Wechselwirkungen übersehen werden.

Zur strukturierten Durchführung ist eine Checkliste für die Abnahme zu verwenden. Tabelle A1 im Anhang enthält eine ausführliche Checkliste für Abnahmeprüfungen gemäß VDI 3810 Blatt 5 Anhang A1. Diese Checkliste (A1) ist Bestandteil der Leistungsbeschreibung und vom Auftragnehmer auszufüllen.

• Vorliegen aller geforderten Betriebsunterlagen laut LV und Vertrag.

• Vollständigkeit von Planunterlagen (Grundrisse, Übersichtspläne mit GA-Eintragungen).

• Existenz eines Benutzeradressschlüssels (für Datenpunkt-Kennung).

• Vorhandensein eines GA-Lastenhefts und Umsetzungsvorgaben.

• Vorliegen eines Bedien- und Beobachtungskonzepts / Betreiberkonzepts.

• Systemtopologie-Dokumentation vorhanden.

• Brandfallsteuerungsmatrix vorhanden (Abgleich Brandmeldeanlage – GA).

• Alarmierungskonzept vorhanden (Wer alarmiert wen bei welchen Ereignissen).

• Überwachung der Controller im Netzwerk, automatische Alarm-Popups bei Ausfall.

• Sind die abgegebenen Funktionsbeschreibungen projekt- und ausführungsstandgerecht?.

• Sichtbarkeit aller BACnet-Objekte im Netzwerk (ggf. mit BACnet-Explorer prüfen).

• … etc.

• Schaltschränke: CE-Kennzeichnung, Typenschilder, Prüfprotokolle, Lackierung und Verarbeitungsqualität, Dichtungen an Türen/Kabeleinführungen, ordentliche Befestigung und Erdung aller Teile (Tür, Wände, Montageplatten, Schirmleisten, Transformatoren etc.).

• Vollständige Kennzeichnung aller Betriebsmittel (Klemmleisten, Adernfarben, Schilder).

• Reserven: 20–30% Platzreserve in Schränken vorhanden.

• Feldgeräte/Datenpunkte: Beschriftung außen am Schaltschrank vorhanden.

(Hinweis: Die Checkliste A1 im Anhang umfasst ~40 Positionen zu allgemeinen GA-Aspekten (KG 480) und weiteren ~30 Positionen spezifisch zu Automationsstationen (KG 481). Zusätzlich gibt es Abschnitte für Managementebene, Bedienplätze etc. Diese sind in der Abnahme systematisch durchzugehen.)

• Um die generelle Funktion umfassend zu prüfen, sollen bei der Abnahme gezielte Netzabschaltungen durchgeführt werden: Zunächst werden einzelne GA-Systemteile/Gewerke nacheinander vom Netz getrennt und wieder zugeschaltet, anschließend die gesamte GA mit allen Gewerken (Blackout-Test unter Betriebsbedingungen). Dabei wird beobachtet, ob alle Systeme selbsttätig wieder anlaufen und definierte Sicherheitsstellungen einnehmen.

• Dokumentationsprüfung: Der Lieferant hat zur Abnahme eine vollständige Prüfungsdokumentation für jeden Datenpunkt vorzulegen. Dies umfasst i. d. R. Protokolle der Eins-zu-eins-Tests (jede Datenpunktadresse von Feldgerät bis GLT verifiziert), Software-Stände, Parametrierlisten, Prüfberichte (z. B. VDE 0113 Prüfprotokolle für Schaltschrank, Messprotokolle). Diese Dokumentation ist vom Abnahmeprüfer zu sichten und Freigabe zu erteilen.

• Einjähriger Prüfbetrieb: Es wird empfohlen (nicht zwingend, aber vertraglich vereinbar), nach ca. einem Jahr Betriebszeit einen Abnahmenachtest durchzuführen. Hintergrund: Erst nach allen Jahreszeiten kann die GA final beurteilt werden. So ein „Gewährleistungscheck“ kann im Vertrag als zusätzliche Leistung festgelegt sein.

Nach VOB/B ist mit erfolgreicher Abnahme die Leistung im Wesentlichen erfüllt, und Gewährleistungsfristen beginnen. Eine Besonderheit: Teilabnahmen (z. B. wenn ein Bauabschnitt früher fertig wird) sollten so gehandhabt werden, dass die GA trotzdem final auch als Gesamtanlage getestet wird, sobald alle Teile in Betrieb sind. Das ist wichtig, da GA oft erst in ihrer Gesamtheit voll funktionsfähig ist.

Es wird ein Abnahmeprotokoll erstellt, in dem festgehalten wird: Datum, Anwesende, abgenommener Leistungsumfang, etwaige Vorbehalte/Mängel. Festgestellte Mängel werden mit Frist zur Beseitigung notiert. Die Checkliste A1 kann dem Protokoll beigefügt werden als Nachweis der abgearbeiteten Prüfpunkte.

Die Übernahme der technischen Anlagen – insbesondere der GA – in den Betrieb durch den Service Provider steht in engem Zusammenhang mit der Abnahme. Praktisch bedeutet das: Sobald die Abnahme erfolgt ist (und damit die Bauphase endet), übernimmt der Betreiber bzw. sein Service Provider offiziell die Anlage in die Betriebsverantwortung.

• Der Service Provider und der Betreiber müssen in die Systeme, die Funktionsweise und den Betrieb der GA eingewiesen bzw. geschult werden. Idealerweise führt der GA-Errichter Schulungen durch: Allgemeine Bediener-Schulung für die GLT (für Betreiber-Vertreter und Service-Mitarbeiter), spezielle Technikerschulung für den Service Provider (Programmstrukturen, Diagnosemöglichkeiten). Ggf. sind auch Hersteller-Zertifikate für das Servicepersonal sinnvoll.

• Alle relevanten Unterlagen müssen dem Service Provider zugänglich sein: Bedienungsanleitungen, Projektierungsunterlagen, Stromlaufpläne, Softwaredokumentation etc.. Der Zugang kann digital (z. B. auf einem Dokumentationsserver) oder in Papierform gewährt werden.

• Der Service Provider stellt per Vertrag sicher, dass er das erforderliche Fachpersonal bereitstellt. Das heißt, er hält genügend geschulte Mitarbeiter vor, um die GA zu betreiben und zu warten. Falls Spezial-Know-how (z. B. Programmierung) notwendig ist, sollte er es aufbauen oder im Bedarfsfall den Hersteller hinzuziehen.

• Protokollierung der Einweisung: Die erfolgte Einweisung und Übergabe der Unterlagen ist in einem Protokoll festzuhalten (wer wurde wann worauf eingewiesen, welche Unterlagen übergeben). Damit wird dokumentiert, dass der Betreiber seiner Pflicht nachgekommen ist, das Bedienpersonal angemessen zu schulen – dies ist auch rechtlich relevant (Betreiberverantwortung, Organisationsverschulden vermeiden).

• Übergangsphase: Es ist dem Service Provider für eine angemessene Übergangszeit Hilfestellung zu geben. Beispielsweise kann vereinbart werden, dass der GA-Errichter 4 Wochen Nachlaufunterstützung leistet oder dass der Service Provider zunächst in Tandem mit dem Errichter arbeitet. Zweckmäßig ist es, den Service Provider schon vor der Abnahme an der Erstellung des Betreiber-Lastenhefts und des Errichter-Pflichtenhefts zu beteiligen (wie bereits erwähnt), sodass er inhaltlich bereits im Bilde ist, bevor die Verantwortung übergeht.

Ziel ist, Betreiber-Know-how von Anfang an im System zu verankern und die Wahrscheinlichkeit aufwendiger nachträglicher Anpassungen zu reduzieren. Wenn der Service Provider seine praktischen Erfahrungen einbringt (z. B. welche Störmeldungen wirklich wichtig sind, welche Reports benötigt werden), kann das System besser darauf vorbereitet werden.

Nach erfolgter Übernahme gehen Betrieb und Instandhaltung komplett in die Verantwortung des Betreibers/Service Providers über. Ab dann gelten die SLA/KPI-Vereinbarungen im Regelbetrieb.

Die Gebäudeautomation ist Teil des CAFM und dient – wie schon erwähnt – dem Service Provider als Werkzeug zur Unterstützung aller technischen Betriebsprozesse. Sie kann als Summe aller Systeme verstanden werden, die als Werkzeuge im technischen Gebäudemanagement eingesetzt werden. In der GA werden viele der erforderlichen technischen Daten und Informationen erhoben und verarbeitet; über geeignete Schnittstellen können diese Informationen anderen IT-Systemen im Facility Management oder sogar Systemen des Kerngeschäfts zur Verfügung gestellt werden.

Um das volle Potenzial auszuschöpfen, muss die Integration GA–CAFM strategisch geplant sein.

Die GA ist ein zentrales Instrument des Energiemanagements und sollte als solches in Leistungsbeschreibungen explizit aufgenommen werden. Der Service Provider ist künftig maßgeblich daran beteiligt, diese Funktion mitzugestalten.

• Kontinuierliche Verbesserung der energiebezogenen Leistung und Energieeffizienz (Plan-Do-Check-Act-Zyklus nach ISO 50001).

• Senkung der Energiekosten durch optimierten Anlagenbetrieb.

• Nachweis der Einhaltung energierechtlicher Anforderungen (z. B. Einhalten von Höchstverbräuchen, Erfüllung von GEG-Vorgaben).

Als Grundlage wird typischerweise eine Liste der häufigsten GA-Funktionen im Energiemanagement verwendet, kategorisiert nach GA-Effizienzklassen (A–D) gem. DIN EN 15232. Es ist projektspezifisch zu entscheiden, welche Funktionen implementiert werden sollen, um die gewünschten Energieziele zu erreichen. Die DIN EN 15232 definiert z. B. Mindestanforderungen für Bürobauten vs. Industriehallen unterschiedlich.

Die Entscheidung, in welchem System welche Energiecontrolling-Prozesse abgebildet werden, ist vom Betreiber zu treffen: Manche Auswertungen können direkt in der GLT erfolgen (z. B. Lastganganzeige), andere vielleicht besser im CAFM (z. B. komplexe Wirtschaftlichkeitsanalysen). Diese Entscheidung hängt von Faktoren wie den vorhandenen Tools, dem Personal und der gewünschten Tiefe der Analysen ab.

Die GA liefert auf jeden Fall die Messdaten (Verbrauch, Betriebsstunden, Zustandsgrößen). Das CAFM kann diese Daten dann verknüpfen mit Kosten, Verträgen etc. (siehe kaufmännisch-organisatorische Prozesse unten). Wichtig ist, dass beide Systeme – GA und CAFM – so gekoppelt sind, dass Energieberichte automatisiert erstellt werden können und nicht manuell Zahlen abgetippt werden müssen.

Hier wird exemplarisch die Verknüpfung von GA und CAFM-Software für kaufmännisch-organisatorische Prozesse dargestellt. Während die GA unmittelbar technische Prozesse steuert und überwacht, unterstützt eine CAFM-Software mittelbare Prozesse des technischen Anlagenmanagements.

• Anlagen- und Objektverwaltung: Dokumentation der Anlagenobjekte mit ihren Merkmalen und Spezifikationen (z. B. Heizkessel XY, Baujahr, Leistung, Seriennummer).

• Beziehungsmanagement: Abbildung der Beziehungen zwischen Anlagen und deren Komponenten (z. B. Panel A gehört zu Anlage B, oder Sensor C ist Teil von Anlage D). Ebenso Beziehungen zu Räumen/Flächen (z. B. Anlage steht in Raum R1) und zu Verantwortlichkeiten (z. B. Verantwortlicher Mitarbeiter für Anlage E).

• Instandhaltungs- und Auftragsverwaltung: Planung, Terminierung, Informationsbereitstellung und Dokumentation von Instandhaltungsprozessen und ggf. Kostenabrechnungen (Workflow-Management für Wartungs- und Reparaturaufträge).

• Entscheidungsgrundlagen aufbereiten: Z. B. für Investitionsentscheidungen – welches Gerät sollte ersetzt werden? Hier fließen Kosten, Störanfälligkeit etc. ein.

In einem Industriebetrieb ist die Abgrenzung der GA zu Produktions- und Fertigungsprozessen ein wichtiges Thema. Es kann sein, dass Medienverbräuche und Wartungen von Produktionsanlagen ebenfalls unter das Gebäudemanagement fallen (z. B. wenn eine interne FM-Abteilung auch Drucklufterzeuger der Produktion betreut). Diese Schnittstelle zwischen reiner GA und Prozess-Automation muss geklärt werden. In dieser LB liegt der Fokus auf Gebäudeautomation; eine eventuelle Verzahnung mit Produktionsdaten (z. B. Stückzahlen, die als Referenz für Energiekennzahlen dienen) kann projektspezifisch ergänzt werden.

Im Folgenden werden die drei Haupt-Wartungsfälle im FM näher beschrieben, da hier die GA–CAFM-Integration besonders wichtig ist: unbedingt betriebsrelevante Instandsetzungen (Notfälle), bedingt betriebsrelevante (planbare Reparaturen) und vorbeugende Instandhaltung.

• GA → CAFM: Betriebsdaten zu Verwaltungsdaten: Die GA liefert z. B. aktuelle Betriebsstunden einer Pumpe. Die CAFM-Software verknüpft diese mit dem Wartungsplan: Ist Wartung fällig bei 10.000 h, löst sie Auftrag aus, sobald GA >10.000 h meldet.

• CAFM → GA: Stammdaten zu Anlagensicht: Im GA-System könnten durch Link auf CAFM-Objektdaten tiefergehende Infos geholt werden (z. B. Klick auf Gerät zeigt Wartungsvertrag, Historie).

• Strukturierte Abbildung in CAFM: Die GA-Informationen (z. B. Störungsmeldungen) können ins CAFM übergehen und dort als Instandsetzungsvorgänge weiterbearbeitet werden. GA gibt Impuls, CAFM managt Prozess (Auftrag erteilen, Ersatzteile buchen, Abschlussdokumentation).

• Komplette Dokumentation: Durch Integration ist gewährleistet, dass z. B. jede Störung, die in GA auftritt, auch im CAFM-Protokoll erscheint, und umgekehrt jeder Wartungsauftrag in GA berücksichtigt werden kann (z. B. Anlage temporär außer Betrieb gesetzt).

Bei der Integration besteht die Herausforderung, technische und kaufmännische Perspektiven zusammenzuführen, die oft verschiedenen Organisationsbereichen zugeordnet sind (z. B. Technikabteilung vs. Controlling). Deswegen ist ein enger Austausch nötig: Was braucht die Technik von der Verwaltung und umgekehrt?

In dieser Leistungsbeschreibung sollen alle notwendigen Schnittstellen so formuliert werden, dass sie technologisch prüfbar sind und zweckmäßig. Etwa: „Die GA muss über BACnet/IP die Betriebszustände der Anlagen XY an die CAFM-Software übermitteln“ – das ist technologisch. Und zweckmäßig muss es sein: Es bringt nichts, tonnenweise Daten ins CAFM zu kippen, die niemand auswertet.

(Definition: Unbedingt betriebsrelevante Instandsetzungen sind Reparaturen bei Ausfall von Anlagen oder Komponenten, die unmittelbar den Betrieb der Kerngeschäftsprozesse unterbrechen, erheblich gefährden oder Gefahr für Leib und Leben darstellen. Das sind Notfälle wie z. B. Ausfall Hauptstromversorgung, Auslösen Sprinkleranlage, Ausfall Prozesskühlung.)

Gemäß VDI bzw. DIN werden Instandsetzungen in „unbedingt betriebsrelevant“, „bedingt betriebsrelevant“ und „vorbeugend“ unterschieden. Die praktisch „gelebte“ Strategie im Störungsfall ist zunächst immer die unbedingte Instandsetzung – sprich, Notfall beseitigen.

• Detektion und Alarmierung: Die GA erkennt den Störfall (z. B. Anlagenausfall) und generiert unverzüglich eine Meldung. Oft sind solche Meldungen priorisiert (Alarmstufe rot) und werden z. B. per SMS an den Bereitschaftsdienst geleitet. Aus der GA kann z. B. direkt ein Notfall-E-Mail oder eine SMS generiert werden, oder es wird eine Leitstelle alarmiert. Dies erfolgt ereignisgesteuert direkt aus der GA aufgrund der zeitkritischen Natur.

• Informationsbereitstellung: Parallel dazu stellt die GA bzw. das verknüpfte CAFM System alle technischen Dokumente und Infos bereit, die zur schnellen Störungsbeseitigung nötig sind. Beispiele: Gerätetyp, Seriennummer, letzter Wartungsstand, Ansprechpartner Servicefirma. Diese Infos sind im CAFM hinterlegt und über Verknüpfung abrufbar. So verliert man keine Zeit mit Suchen von Handbüchern etc.

Die GA–CAFM-Verknüpfung ermöglicht hier eine strukturierte und voll dokumentierte Abwicklung. Keine Info geht verloren, weil GA und CAFM verknüpft sind (sofern ordnungsgemäß eingerichtet).

Wichtig ist, dass keine unmittelbare Vor-Ort-Reaktion erforderlich ist, sodass man durch die Qualifizierung der Meldung Zeit gewinnt, eine optimale Planung zu machen (z. B. kombiniere mit anderer Wartung, bestelle Ersatzteil vor, damit Ausfallzeit minimal wird).

Die detaillierte Kategorisierung in der CAFM-Software erlaubt hochwertige Analysen. So kann man z. B. erkennen: Komponente X fällt alle 2 Jahre aus, vielleicht präventiv tauschen oder Hersteller wechseln?

Die GA unterstützt diese Phase, indem sie u. U. weitergehende Daten liefert: Z. B. aus GA-Logs sieht man, ob bei Pumpe 2 irgendwas vor dem Ausfall auffällig war (Temperatur erhöht etc.). Solche Daten kann man aus GA ziehen und dem Reparaturauftrag beifügen.

Hier geht es um geplante Wartung (Wartung und Inspektion). Ziel ist, Ausfälle von vornherein zu vermeiden, im Gegensatz zur ausfallbedingten Reparatur im Nachhinein.

Vorbeugende Maßnahmen werden nach festen Plänen oder Zustandskriterien durchgeführt und sind in Wartungsrichtlinien definiert. Der Service Provider muss diese plangemäß umsetzen. Vorteile sind hohe Zuverlässigkeit und längere Lebensdauer der Anlagen sowie bessere Planbarkeit der Abläufe.

• Zeitintervalle: z. B. vierteljährlich Filter wechseln – unabhängig vom Zustand.

• Betriebsstunden: z. B. alle 500 Betriebsstunden Ölwechsel – GA liefert die Stunden.

• Zustandswerte: z. B. Schwingungswert > Grenzwert -> Lagerwechsel einplanen.

Solche Kriterien lassen sich heute durch GA-Daten gut abbilden. Effektiver ist, Wartung zustandsabhängig zu machen (Condition Based Maintenance), wie im Text angedeutet. Die CAFM-Software verwaltet die Wartungsplanung: hinterlegt Intervalle (zeit- oder zustandsbasiert), generiert Aufträge und dokumentiert die Durchführung. Entscheidend ist hier die Anbindung an die GA – nur so erhält die CAFM die tatsächlichen Betriebsdaten (Zähler etc.).

• Verwaltung von zeit- und zustandsgesteuerten Wartungsintervallen (Kalender, Zähler).

• Laufzeitabhängige Wartung: Einlesen der Betriebsstunden aus GA, damit Auftrag ausgelöst wird, wenn Schwelle erreicht.

• Arbeitsauftragsmanagement: Erstellen von Wartungsaufträgen, Zuweisen, Terminieren, inkl. Checklisten (VDMA 24186).

• Nachweis und Kontrolle: Dokumentation aller ausgeführten Wartungen, Checklisten abhaken, Prüfprotokolle anhängen.

• Verwendung von vorgefertigten Arbeitskarten (Standardwartungspläne) sowie Möglichkeit, eigene Aufgaben hinzuzufügen.

• Ersatzteillager-Verwaltung: Sicherstellen, dass für planmäßige Wartungen Ersatzteile vorhanden sind; GA kann hier indirekt helfen, indem z. B. ein Spare-Part-Management mit Betriebsstundenzählern verknüpft ist (z. B. wann Ersatzfilter bestellen).

• Schnittstellen: zur GA (für Messwerte), zum Inventarmanagement (für Gerätehistorie), Flächenmanagement (um z. B. Raumbezug der Anlage zu kennen) und Helpdesk (für Nutzeranfragen).

All dies zielt darauf ab, die vorbeugende Instandhaltung so reibungslos und automatisch wie möglich zu gestalten.

Die GA und CAFM sollten so gekoppelt sein, dass z. B. ein Wartungscockpit entsteht: Ampelanzeige, welche Anlagen demnächst Wartung brauchen, automatische Generierung eines PDF-Arbeitsauftrags mit allen Daten, den der Techniker mitnimmt, etc.

Im industriellen Umfeld, wo evtl. mehrere Kostenstellen, Profitcenter oder externe Mieter Teile der Liegenschaft nutzen, ist die verbrauchsgerechte Umlage von Medienkosten wichtig. Anforderungen hierbei sind Transparenz und Verursachungsgerechtigkeit. Pauschale Umlagen (nach m² oder Köpfen) genügen oft nicht den heutigen Ansprüchen.

Verknüpfung der GA mit der CAFM-Software, um detaillierte Verbräuche zu erfassen und korrekt zuzuordnen.Verknüpfung der GA mit der CAFM-Software, um detaillierte Verbräuche zu erfassen und korrekt zuzuordnen.

Die individuellen Verbräuche unterschiedlicher Medien werden durch Zähler in der GA automatisiert erfasst (vgl. VDI 2077). Diese Zähler sollten möglichst bis auf Nutzungseinheiten heruntergebrochen sein (z. B. Produktionshalle A eigener Stromzähler, Bürotrakt eigener Wärmemengenzähler, etc.).

welcher Zähler gehört zu welchem Verbraucher (Kostenstelle, Mieter etc.). Das System muss wissen: Zähler W10 misst Wasserverbrauch Mieter X. Dann kann die Software automatisch aus GA-Daten die monatlichen Verbräuche von Mieter X ermitteln.

Verknüpfung der GA-Zählerobjekte mit den CAFM-Verbrauchspunkten. Dies kann technisch via eindeutiger IDs erfolgen, die in beiden Systemen hinterlegt sind. Sobald diese steht, kann die CAFM-Software auf die Verbrauchsdatenarchive der GA zugreifen und Verbrauchsabrechnungen für beliebige Zeiträume generieren.

Mit entsprechendem Einbinden der Reportmodule der CAFM-Software können so komplette Nebenkostenabrechnungen und Umlagen nahezu automatisiert erstellt werden. Der Service Provider muss allerdings die Umsetzung mit dem Betreiber genau abstimmen (z. B. wer validiert die Daten, wann ist Stichtag, wie werden Verluste/Ungenauigkeiten behandelt).

• Hohe Transparenz und Genauigkeit der Umlageprozesse: Jeder zahlt, was er verbraucht hat, keine Mischkalkulation.

• Zeit- und Kostenersparnis: Kein manuelles Ablesen vor Ort, kein händisches Eingeben in Abrechnungstools – alles fließt digital. Das reduziert Fehler und Aufwand.

• Automatisierte Abrechnung: jährliche Betriebskostenabrechnungen können schnell erstellt werden, Lastspitzenumlagen etc. gehen direkt ins System.

Wichtig ist, dass Zuordnungstabellen stimmen und regelmäßig gepflegt werden (z. B. wenn ein Bereich neuer Nutzer = Zuordnung Zähler zu Kostenstelle ändern).

Die in der CAFM-Software verfügbaren Report-Funktionalitäten ermöglichen zahlreiche Analysen und Auswertungen. Diese gewinnen deutlich an Wert, wenn sie auf Informationen aus dem technischen Betriebsgeschehen der GA zugreifen können. Durch die Integration GA–CAFM werden Auswertungen sowohl qualitativ als auch quantitativ verbessert.

• Betriebsoptimierung: Die Reports können zeigen, welche Anlagen hohe Kosten verursachen (z. B. häufige Reparaturen) und welche wenig – zusammen mit GA-Daten (Verfügbarkeit, Verbrauch) ergibt sich ein Bild, welche Anlagen ineffizient sind.

• Diese Erkenntnisse fließen in Entscheidungen ein: z. B. die Entscheidung für eine Ersatzinvestition einer Anlage. Man betrachtet: Instandhaltungskosten laut CAFM für alte Kältemaschine sehr hoch, GA-Daten zeigen zudem häufige Ausfallzeiten -> daher eher ersetzen. Oder: Zwei Anlagen unterschiedlicher Hersteller werden verglichen (Qualitätsurteil), indem man Ausfallstatistiken und Effizienzdaten gegenüberstellt.

• Schwachstellenanalysen: Durch Kombination von Ausfall- und Störungsstatistiken (CAFM) mit Betriebsdaten (GA) können tiefergehende Analysen durchgeführt werden. Z. B. festzustellen: Anlage fällt immer bei hoher Last aus -> evtl. Kapazitätsproblem. Oder: Ein Hersteller zeigt deutlich höhere Ausfallraten -> bei künftigen Beschaffungen berücksichtigen.

• Wirtschaftlichkeitsanalysen: Instandhaltungskosten aus der Vergangenheit plus Energieverbrauchsdaten plus Ausfallzeiten ergeben eine Life-Cycle-Cost-Betrachtung. Damit kann man qualitativ bewerten, ob sich ein Austausch lohnt, ob man den Wartungsvertrag anpassen sollte etc..

Im Ergebnis bilden diese Analysen die Grundlage für die strategische Optimierung der Betriebsprozesse und unterstützen den Service Provider bei Empfehlungen an den Betreiber. Beispielsweise könnte der Service Provider vorschlagen: „Wir sollten Anlage X durch einen effizienteren Typ ersetzen, ROI 3 Jahre, basierend auf Daten YZ.“

Durch die Verzahnung von GA (Echtzeit, Tech-Daten) und CAFM (historisch, betriebswirtschaftlich) erhält der Betreiber ein mächtiges Instrumentarium für Entscheidungsprozesse im Gebäudemanagement. Dies steigert die Qualität der FM-Leistungen und untermauert Entscheidungen mit Daten.

Die Integration der GA mit umgebenden Systemen erfordert definierte Schnittstellen. Schnittstellen werden in der Regel zwischen der GA-Managementebene und den anderen IT-Systemen realisiert. Schnittstellen direkt zwischen Automationsstationen der GA und fremden Automationsstationen (z. B. in der Produktion) werden hier nicht betrachtet (sie können separat geregelt werden, falls nötig).

• Intermediäre Datenbank: Datenaustausch über eine zwischengeschaltete, neutrale Datenbank.

• Systemaufruf ohne Datentransfer: Integrationsmethode auf UI-Ebene (Navigationskopplung).

• Direkter wechselseitiger Lese-/Schreibzugriff: Automatisierter, ereignisgesteuerter Datenaustausch zwischen den Systemen.

• Datentransfer über Webservices: (Erwähnt in Aufzählung, lässt sich als Sonderfall von 3 oder 1 sehen, wird aber als eigener Punkt in Liste genannt.)

• Übergabe von Dateien: Austausch durch Datei-Exporte und Dateiimporte.

Im Folgenden werden diese Konzepte erläutert. Je nach Anwendungsfall kann eines oder eine Kombination gewählt werden. Wichtig ist, dass dabei Aspekte wie Datenkonsistenz, Aktualität, Sicherheit und Aufwand berücksichtigt werden.

Bei diesem Modell legt die GA alle relevanten Daten, die zu übertragen sind (z. B. Zählerstände, Betriebsdaten, Anlagenstatus), in einer externen Datenbank ab. Diese Datenbank ist unabhängig von GA- und CAFM-System (z. B. eine SQL-DB auf einem Server). Das andere System (etwa das CAFM) greift dann auf diese Datenbank zu und importiert die Daten in seinen eigenen Datenbestand.

• Entkopplung: GA und CAFM sind lose gekoppelt – keine direkten Abhängigkeiten. Wenn eins ausfällt, geht das andere nicht notwendigerweise mit.

• Redundante Datenhaltung: Daten liegen temporär doppelt (in GA und in der Zwischen-DB, und nach Import im CAFM nochmal). Das birgt die Gefahr von Differenzen, falls Updates nicht synchron sind. Außerdem mehr Speicherverbrauch.

• Einsatzgebiet: Eher für zeitunkritische Prozesse geeignet, wo es nicht auf Sekunden ankommt. Z. B. Übergabe von Monats-Verbrauchswerten für Abrechnung in CAFM – da reicht es, wenn nachts einmal ein Transfer läuft.

Klare Trennung, GA muss nichts über CAFM wissen und umgekehrt – beide kennen nur die gemeinsame DB. Nachteil: Daten nicht in Echtzeit im CAFM, möglicher Wartungsaufwand für die Zwischen-DB. In der Praxis kann dies z. B. so aussehen: GA schreibt täglich um 00:00 die Verbrauchswerte des Vortags in Tabelle „Verbräuche“. Die CAFM-Software liest morgens um 03:00 aus und verteilt sie auf Mieterabrechnungen. Hier wäre die Verzögerung egal.

Hier erfolgt kein direkter Datenaustausch, sondern die GA bietet dem Nutzer Verknüpfungen in die CAFM-Software an. Konkret: In der GLT-Oberfläche der GA sind an gewissen Stellen (z. B. Grafiken, Alarmmeldungen, Objektbäume) „Sprungmarken“ definiert, über die per Klick die entsprechende Ansicht in der CAFM-Software geöffnet wird.

• Beispiel: Der Benutzer sieht eine Störungsmeldung „Raum 101 Temperatur zu hoch“. Ein Klick auf den Raum öffnet im CAFM den Raumdatensatz mit allen Infos (z. B. welches Gerät versorgt den Raum, wer ist Nutzer, wann letzte Wartung der Heizung etc.). Oder klick auf ein Gerät in GA-Grafik -> CAFM öffnet Gerätedatensatz.

• Technisch passiert folgendes: Die GA-Applikation ruft eine definierte Zieladresse/URL/Datei im CAFM-System auf. Das CAFM-System muss dafür über Deep Links verfügen, die direkt zu einem Datensatz springen. Ist dies realisiert, öffnet sich z. B. ein Fenster der CAFM-Software genau an der Stelle (z. B. CAD-Plan des Raums, Wartungsvertrag etc.).

• Wichtig: Es fließen keine Daten automatisch – es wird nur dem Nutzer erspart, manuell im CAFM zu suchen. Die GA liefert quasi nur den Kontext (z. B. übergibt eine ID oder einen Param in der URL).

Der GA-Bediener hat bei einer Störung sofort Zugriff auf hinterlegte Infos, ohne Zeitverlust. Z. B. er klickt Alarm „Pumpe Störung“ -> CAFM zeigt Kontakt Servicetechniker + Ersatzteilnummer.

Aktuell (laut Text) ist diese Serviceleistung „geplant und in Vorbereitung“ – man geht also davon aus, dass der Service Provider solche Integrationen vorantreiben soll.

Schneller Zugriff, keine Synchronisationsprobleme, geringerer Implementierungsaufwand als vollautomatischer Austausch. Nachteil: Funktioniert nur, wenn jemand vor dem Bildschirm sitzt (also kein autonomer Ablauf), und erfordert UI-Kompatibilität beider Systeme.

Bei diesem Ansatz tauschen GA und das andere System (z. B. CAFM) automatisch Daten in beide Richtungen aus, ereignisgesteuert und gemäß definierten Regeln. Dies entspricht einer Online-Kopplung via Schnittstellen (API, Webservices, o.ä.).

Eine Störungsmeldung in der GA wird automatisch an das CAFM übertragen, wo sie einen Instandsetzungsworkflow auslöst. Oder umgekehrt: Ein neuer Wartungsauftrag im CAFM erzeugt einen Hinweis in der GA, die Anlage zu dem Termin abzuschalten.

• Automatisierung: Keine Benutzereingriffe nötig, Systeme interagieren von selbst.

• Echtzeit oder nahe Echtzeit: je nach Konfiguration.

• Keine direkte Benutzer-Kontrolle: Der Service Provider kann die Interaktionen nicht manuell beeinflussen, außer durch Konfiguration. Läuft dann von selbst.

Diese Kopplung erfordert ein protokolliertes Austauschverfahren, z. B. Webservice-Calls, OPC UA Subscription, oder spezielle Connector-Software. Beide Systeme müssen dafür offen sein.

Sinnvoll, wenn schnelle Synchronisation nötig ist, aber noch definierter als beim gemeinsamen DB-Ansatz. Z. B. bei Störungen, die zeitnah ins Ticketsystem sollen, oder bei Wartungszyklen.

Aktuelle Daten in beiden Systemen, kein manueller Aufwand. Nachteil: Erhöhter Integrations- und Pflegeaufwand, potenziell schwierig bei Updates beider Systeme, mögliche Fehlerrisiken (z. B. doppelte Trigger).

Dies ist der klassischste und einfachste Weg: Die GA exportiert Daten in Dateien, welche dann vom anderen System importiert werden. Der Export kann zyklisch oder ereignisorientiert, automatisch oder manuell erfolgen.

Wöchentlicher Export aller Zählerstände als CSV; Sofort-Export eines Alarmberichts als PDF bei Störung; monatlicher Export einer XML mit Betriebsdaten.

Die Dateien (z. B. Formate TXT, CSV, PDF, XML) enthalten definierte Werte, Meldungen oder Grafiken. Der Transfer erfolgt über definierte Pfade und Ordner (z. B. Netzwerkshare „GA-Export“). Der Betreiber legt fest, wie die Ablauforganisation ist (wer holt die Datei ab, was passiert danach).

Es kann auch vereinbart werden, dass die GA die Dateien per E-Mail versendet (als Anhang oder im Mailtext). Manche CAFM-Systeme haben z. B. einen Postfach-Monitor, der CSVs aus Mails einlesen kann.

Sehr einfach, universell (Dateien kann fast jedes System erzeugen/verarbeiten). Logging via Dateisystem. Nachteil: Nicht echtzeitfähig, eher periodenweise; erfordert evtl. manuellen Import (es sei denn, CAFM überwacht Ordner automatisch).

Dieses Verfahren wird oft verwendet, wenn Rechtsdokumente übergeben werden müssen, z. B. Prüfprotokolle als PDF von GA an CAFM. Oder wenn Systeme heterogen sind und keine Online-Kopplung möglich ist.

• Energieverbräuche: evtl. Intermediäre DB oder direkter Austausch (weil viele Daten, aber nicht sekundengenau nötig).

• Störungsmeldungen: direkter wechselseitiger Austausch (umgehend ins Ticketsystem).

• Wartungspläne: wahrscheinlich Datei-Übergabe (einmaliger Import) oder direkter Austausch (wenn GA z. B. Stunden zählt und CAFM tickt).

• Dokumente: oft Datei-Übergabe (PDF-Berichte).

• Ad-hoc-Informationen: Systemaufruf (für Nutzerkomfort).

In jedem Fall sind die Schnittstellen schriftlich zu dokumentieren (Schnittstellenbeschreibung, wer ist für welche Seite zuständig, wie wird getestet). Auch Änderungen (z. B. Softwareupdate GA oder CAFM) müssen auf ihre Auswirkungen auf die Schnittstellen geprüft werden.

Der Service Provider hat als betreibende Instanz darauf zu achten, dass die Schnittstellen reibungslos funktionieren. Etwaige Probleme (z. B. Daten kommen nicht an) sind sofort zu melden und gemeinsam mit dem Betreiber und ggf. Herstellern zu lösen.

Die Dokumentation der Gebäudeautomation ist ein wesentlicher Bestandteil für den rechtsicheren Betrieb. Eine vollständige, aktuelle Dokumentation bildet die Grundlage, um Betreiberpflichten erfüllen zu können. VDI 3810 Blatt 1.1 betont, dass ohne ordentliche Dokumentation ein rechtssicheres Betreiben kaum möglich ist.

VDI 6026 Blatt 1.1 legt FM-spezifische Anforderungen an die TGA-Dokumentation fest, die hier zugrunde gelegt werden.

Alle Unterlagen sind in deutscher Sprache und in zweifacher Ausfertigung (Papier und digital) bereitzustellen. Die digitale Fassung soll im vom Betreiber gewünschten Format erfolgen (PDF, DWG für Pläne, native GA-Projektdateien etc.).

Unter Bestandsdokumentation fallen alle Anlagen- und Projektdokumente, die den gebauten und in Betrieb genommenen Zustand widerspiegeln. Sie muss stets aktuell gehalten werden, was gemeinsame Aufgabe von Betreiber und Service Provider ist.

Die Dokumentation ist an zentraler Stelle (z. B. im Betriebsraum oder elektronisch im CAFM) abzulegen, sodass der technische Instandhaltungsdienst jederzeit Zugriff hat. Sie ist möglichst einheitlich strukturiert für die gesamte Liegenschaft. Auf jedem Dokument sind Liegenschaftsname/-nummer, Anlagennummern usw. durchgängig anzugeben, um Verwechslungen auszuschließen. Normen dafür sind DIN 6779-12 (Anlagenkennzeichnung) und VDI 3814 Blatt 4.1 (Datenpunkt-Adressierung). Falls nutzerspezifische Vorgaben (Werksnormen, TAB) existieren, sind diese zu beachten.

• Übersichtspläne: Vereinfachte Schemata des Systems (Management-, Automation-, Feldebene), inklusive Vernetzung und räumlicher Verortung. Zeigen Topologie der GA (Stationen, Vernetzung, übergeordnete Struktur).

• Anschlusspläne GA/TGA: Stromlauf- und Verkabelungspläne, inkl. Klemmpläne, Kabellisten, Zielkennzeichnungen. Zeigt alle Verbindungen zwischen GA-Komponenten und Feldgeräten, inkl. Brücken, Aderfarben (nach DIN EN 61082-1). Zudem Nachweis der DGUV V3-Prüfung (Messprotokoll Schaltschrank) gehört hierhin.

• Stromlaufplan und Stückliste Schaltschrank: Ausführliche Schaltpläne aller GA-Schaltschränke, mit Inhaltsverzeichnis, Stückliste (Fabrikate, Typen) und Kennzeichnung aller Einbauten. Diese Pläne müssen Normen wie DIN EN 81346 folgen (für Referenzkennzeichen) und vom Errichter gemäß Abnahmecheckliste (Tabelle A1) komplett vorgelegt werden (inkl. Schrankprüfprotokolle).

• Installationspläne (Grundrisse): Gebäudegrundrisse mit Eintrag aller GA-Komponenten pro Geschoss. Markierung der Automationsstationen, Leitungswege, Bedienstellen, Sensoren/Aktoren, jeweils mit Adressierung (GA-Datenpunkt und Elektro-Stromkreis). Ggf. je Gewerk separate Pläne oder kombiniert.

• Bestückungspläne: Zeichnungen der Funktionsgruppen-Module in GA-Komponenten (z. B. Modulbelegung in Automationsstation, Klemmenbelegung). Hilfreich für schnelle Fehlersuche im Schaltschrank.

• Automationsschema: Verfahrenstechnische Schemata (R&I-Fließbilder) mit GA-Adressierungen und Betriebsmittelkennzeichnungen. Aus den Reglerdiagrammen soll Regelstrategie und Parameter hervorgehen (PID-Einstellungen etc.).

• Anlagenbeschreibung: Ausführliche Funktionsbeschreibung der gesamten GA-Systeme sowie der angebundenen TGA-Anlagen. Hier wird textlich erläutert, wie die Anlage arbeitet: z. B. „Luftbehandlungsanlage 1 wird bei Außentemp < 5°C mit Umluft gefahren…“. Auch Anschlussrichtlinien für Erweiterungen (wie ist Schnittstelle ausgelegt) gehören dazu.

• Bedienungsunterlagen: Beschreibungen der Bedienmöglichkeiten aller Systemkomponenten. Also Handbücher der GLT-Software, Beschreibung der Bedienebene der DDC (z. B. Display-Menüs), evtl. spezielle Hinweise zum Handschalterbetrieb.

• Geräteunterlagen: Technische Datenblätter und Handbücher aller eingesetzten Geräte und Komponenten – von Feldfühlern bis zu Automationsstationen. Damit im Betrieb bei Defekten Ersatz beschafft werden kann oder Grenzdaten bekannt sind (z. B. Sensor Messbereich).

• Sollwert- und Parametertabellen: Auflistung aller in der GA eingestellten Sollwerte, Grenzwerte und Regelparameter bei Inbetriebnahme. Z. B. Raum-Solltemp., Drucksoll, Regelverzögerungen, Zeitschaltzeiten etc. Diese Liste ist besonders wichtig, da sie als Basislinie dient – Änderungen im Betrieb sollten nachgepflegt werden.

• Ventilliste / Armaturenliste: Aufstellung aller Stellventile und klappen mit technischen Kenndaten. Fabrikat, Typ, DN, kvs-Wert, Stellkraft, Schließdifferenzdruck, etc. Hilft bei Ersatzteilbeschaffung und hydraulischem Abgleich.

• Feldgeräte-Stückliste: Verzeichnis aller Sensoren und Aktoren, zugehörig zu den Anlagen, mit Fabrikat, Typ, Messbereich usw.. Somit weiß man genau, welche Fühler wo verbaut sind und kann gleichartige tauschen.

• Datenpunkt-Adresslisten: Vollständige Liste aller GA-Datenpunkte (Softwareadressen) mit Bedeutung und Zuordnung. Also z. B. „HKL1.T_Umluft = Temperatur Umluft, Anlage1, Datenpunkt GA-Adresse AB12“. Idealerweise nach Informationsschwerpunkten gruppiert (vgl. VDI 3814 Blatt 4.1). Diese Liste ist essentiell für späteres Troubleshooting, Vernetzung, Erweiterung.

Neben diesen technischen Unterlagen gehören auch Vertrags- und Abnahmeunterlagen zur Bestandsdokumentation: Verträge (Wartungsverträge, Garantievereinbarungen), Abnahmeprotokolle, Prüfbescheinigungen (z. B. Brandschutzabnahmen), Konformitätserklärungen (CE) etc. – diese sollten gesammelt im Anlagendossier abgelegt werden.

Es wird erwartet, dass der GA-Errichter alle erforderlichen Unterlagen zum Projektende übergibt. Der Service Provider sollte die Vollständigkeit prüfen (vgl. Checkliste Abnahme Punkt 480.1: sind alle Betriebsunterlagen vorhanden?). Fehlendes ist einzufordern.

Die Dokumentation muss „ständig aktualisiert“ werden. Das heißt: bei jeder Änderung, Erweiterung, Optimierung ist die Doku anzupassen. Der Service Provider sollte einen Prozess etablieren, um Änderungen zu dokumentieren (siehe auch 6.3.2 Dokumentation im Betrieb: digitale Erfassung nach Reparaturen). Häufig wird so vorgegangen, dass der Errichter einen kompletten Revisionsstand liefert, und nach Übergabe pflegt der Service Provider sog. Betriebsdokumentation weiter. Ggf. kann man auch vereinbaren, dass der Errichter für X Monate Änderungen in Doku nachträgt.

Alle durchgeführten Wartungs- und Serviceleistungen sind grundsätzlich nachzuweisen und zu dokumentieren. Dies dient dem Betreiber als Beleg der Erfüllung seiner Betreiberpflichten und ermöglicht die Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen.

Empfohlen wird, den Nachweis mittels abgestimmter Tätigkeitsnachweise bzw. Wartungsprotokolle zu führen. Es sollten Checklisten für jede Wartung existieren (oft basierend auf VDMA 24186 oder herstellerspezifischen Plänen) – siehe Anhang A2 für Wartungs-Checklisten – die der Ausführende ausfüllt. Diese enthalten was geprüft/gemacht wurde, Ist-Zustand, ggf. Messwerte, Unterschrift Techniker.

In der GA können bestimmte Wartungsfunktionen integriert sein: z. B. Reset von Wartungszählern nur nach Eingabe eines Codes, den der Wartungstechniker hat. So wird quasi erzwungen, dass Wartung stattgefunden hat, um Zähler zu quittieren.

• Wartungspläne/-verträge: Ablage aller Wartungspläne je Anlage, Frequenzen, Verantwortlichkeiten (intern/extern).

• Durchgeführte Arbeiten: Pro Wartungsauftrag ein Bericht mit Datum, Personal, Tätigkeiten, Ergebnissen, festgestellten Mängeln, Empfehlung Folgearbeiten.

• Inspektionsprotokolle: z. B. Prüfprotokolle Sicherheitsfunktionen (Not-Aus Tests etc.), messtechnische Kontrollen (Raumklima-Messungen).

• Instandsetzungsberichte: Falls Wartung Mängel ergab und direkt behoben wurden, gehört das ins Protokoll. Falls nicht behoben, dann Vermerk für Reparaturauftrag.

• Historie: Jedes Gerät sollte eine Wartungshistorie erhalten (ggf. im CAFM, oder als Wartungskartei). So sieht man auf einen Blick, wann was gemacht wurde.

Es empfiehlt sich, die Wartungsnachweise nach Anlagen oder Bauteilgruppen zu sortieren (z. B. VDMA 24186 Teil 1–6 Kategorien: Raumluft, Wärme, etc.), um Übersicht zu behalten. Tabelle A2 im Anhang (Wartung) enthält Richtwerte und Intervalle, die in VDI 3810 Blatt 5 als Anhalt angegeben sind. Diese können als Grundlage für den Wartungsplan dienen.

Die Wartungsdokumentation sollte nach Möglichkeit ebenfalls digital geführt werden. D.h. der Service Provider könnte ein mobiles System nutzen, wo der Techniker via Tablet die Wartung abhakt und Fotos hochlädt. Das erleichtert auch Auswertungen (z. B. wie viele Wartungen pünktlich, welche Mängel häufig).

Alle Wartungsdokumente werden dem Betreiber in geeigneter Form übergeben (jährlicher Wartungsbericht mit Zusammenfassung, einzelne Protokolle auf Anforderung, etc.). Diese Unterlagen sind mindestens über die Lebensdauer der jeweiligen Anlage aufzubewahren, besser 5–10 Jahre (so können Trends erkannt und im Schadensfall Nachweise erbracht werden).

Abschließend ist festzuhalten: Eine saubere Dokumentation – sowohl Planunterlagen als auch Wartungs-/Betriebsdokumentation – ist integraler Bestandteil dieser Leistungsbeschreibung. Fehlende oder lückenhafte Dokumentation wird als Mangel betrachtet und kann Zahlungen zurückhalten. Der Betreiber und Service Provider nutzen die Dokumentation als „Gedächtnis“ der Anlage und als Mittel zur Qualitätssicherung im Betrieb.

(Die folgenden Checklisten sind verbindlicher Bestandteil der Leistungsbeschreibung. Sie basieren auf VDI/GEFMA 3810 Blatt 5, Anhang A1 und A2, angepasst an projektspezifische Belange. Sie dienen der strukturierten Abnahmeprüfung und Wartungsdurchführung.)

• 480.1: Sind alle gemäß Vertrag geforderten Betriebsunterlagen vorhanden? (Bestandspläne, Funktionsbeschreibungen, Parameterlisten, Prüfprotokolle etc.) □ ja / □ nein

• 480.2: Sind die durch das Gewerk GA vorzunehmenden Eintragungen in Bestandszeichnungen (Grundriss-, Übersichtspläne) vollständig erfolgt? □ ja / □ nein

• 480.3: Gibt es einen vorgegebenen Benutzeradressschlüssel für Datenpunkte und wurde dieser umgesetzt? □ ja / □ nein

• 480.4: Gibt es ein GA-Lastenheft bzw. schriftliche Umsetzungsvorgaben, und wurden diese bei der Realisierung berücksichtigt? □ ja / □ nein

• 480.5: Liegt ein Betreiberkonzept (Bedien- und Beobachtungsvorgaben) vor und wurden entsprechende Funktionen eingerichtet? □ ja / □ nein

• 480.6: Ist eine Systemtopologie-Dokumentation vorhanden (Netzwerkplan GA)? □ ja / □ nein

• 480.7: Liegt eine Brandfall-Steuermatrix vor und sind die GA-Funktionen dafür implementiert und getestet? □ ja / □ nein

• 480.8: Ist ein Alarmierungskonzept vorhanden (Wer wird wie alarmiert bei welchen Ereignissen)? □ ja / □ nein

• 480.9: Werden alle Automationsstationen im GA-Netz überwacht (Alive-Signal) und öffnet sich bei Ausfall automatisch eine Alarmmeldung auf der GLT? □ ja / □ nein

• 480.10: Entsprechen die abgegebenen Funktionsbeschreibungen der tatsächlich realisierten Programmierung? (Stichprobe) □ ja / □ nein

• 480.11: Sind alle verwendeten BACnet-Objekte im GA-Netzwerk mittels BACnet-Browser sichtbar (korrekte Instanzen, Beschreibungen)? □ ja / □ nein

• 482.1.1: CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung für alle GA-Schaltschränke vorhanden? □ ja / □ nein

• 482.1.2: Schaltschrank-Typenschild angebracht und Prüfprotokoll (Erstprüfung nach DIN VDE 0113/EN 60204) liegt vor? □ ja / □ nein

• 482.1.3: Messprotokolle der elektrischen Prüfung (Isolationsmessung, Schutzleiterprüfung etc.) vorhanden? □ ja / □ nein

• 482.1.4: Schaltschrank Lackierung/Farbe gemäß Vertrag und ohne Beschädigungen/Unebenheiten? □ ja / □ nein

• 482.1.5: Mechanische Verarbeitung OK (keine scharfen Kanten, keine sichtbaren Verformungen)? □ ja / □ nein

• 482.1.6 bis 482.1.13: Alle Dichtungen an Schränken einwandfrei (zwischen Schränken, an Kabeleinführungen, Bodenblechen, Seitenwänden, Sichtfenstern, Lüftern etc.)? □ ja / □ nein

• 482.1.14: Schrankbefestigung stabil und korrekt (Verankerung, Reihenverbindung)? □ ja / □ nein

• 482.1.15: Alle Verschraubungen dichtschließend und zugentlastet? (Kabelverschraubungen) □ ja / □ nein

• 482.1.16: Nicht benötigte Kabeleinführungen verschlossen/abgedichtet? □ ja / □ nein

• 482.1.17: Schutzart des Schranks erfüllt Vorgabe (min. IP54 oder wie gefordert am Aufstellort)? □ ja / □ nein

• 482.1.18: Schaltschranktüren leichtgängig und ohne Gefahr zu öffnen (Tür auf ohne Hauptschalter aus, falls gefordert)? □ ja / □ nein

• 482.1.19: Schließmechanismen der Türen einwandfrei (Schlösser schließen, kein Verziehen)? □ ja / □ nein

• 482.1.20: Türerder vorhanden und korrekt angeschlossen? □ ja / □ nein

• 482.1.21 bis .25: Alle Teile geerdet: Seitenwände, Dachblech, Rahmen, Gehäuse, Montageplatte, Schaltschrank-Innenaufbauten, Klemmleistenschienen? □ ja / □ nein

• 482.1.26 bis .30: Schirmauflagen/Schirmklemmen ordnungsgemäß geerdet, Frequenzumformer, Transformatoren primär und sekundär geerdet, Netzteile geerdet? □ ja / □ nein

• 482.1.31: Sonstige Geräte (z. B. Router, Gateways) ordnungsgemäß geerdet? □ ja / □ nein.

• 482.1.32: Dauerhafte Kennzeichnung aller Betriebsmittel vorhanden (wischfeste Klebeschilder an Einbauten, Klemmen, Abgängen)? □ ja / □ nein.

• 482.1.33: Zweitbezeichnung (Funktionskennzeichnung) auf Montageplatte oder Tür angebracht? □ ja / □ nein.

• 482.1.34: Platzreserve im Schaltschrank min. 20% vorhanden (falls nicht anders gefordert)? □ ja / □ nein.

• 482.1.35: Feldbezeichnung bei mehrfeldrigen Schränken vorhanden (Kennzeichnung Felder)? □ ja / □ nein.

• 482.1.36: Verteiler-/Schranknummer angebracht und konsistent mit Doku? □ ja / □ nein.

• 482.1.37: Gravurschilder/Resopal-Schilder für wichtige Bedienelemente vorhanden (z. B. Handtaster)? □ ja / □ nein.

• 482.1.38: Außenbeschriftung der Automationsstationen vorhanden (Name auf Tür)? □ ja / □ nein.

• 482.1.39: Aderfarben und Aderkennzeichnungen gemäß Vorgaben (nach LV/Norm, z. B. Schutzleiter gn/ge, Neutralleiter bl)? □ ja / □ nein.

• 483.1 – Server/PC: Gerätekonfiguration laut Doku umgesetzt (CPU, Speicher, RAID etc.), Recovery-Medien vorhanden?

• 483.2 – Softwarelizenzen: alle erforderlichen Lizenzen installiert und Lizenznachweise übergeben?

• 483.3 – Netzwerk: Alle GA-Komponenten im Netzwerk ansprechbar, IP-Adressliste dokumentiert?

• 483.4 – GLT-Bedienplätze: Anzahl gemäß Vertrag, funktionieren (Bedienbarkeit, Visualisierung vollständig)?

• 483.5 – Alarmierung: Weiterleitung an Meldesystem (SMS/Email) eingerichtet und getestet?

• Vollständige Funktionsprüfung jeder GA-Funktion durchgeführt? (Nachweis in Einzelprotokollen)

• Blackout-Test durchgeführt (siehe oben)? Ergebnis: ______

• Notstrom-Funktion getestet (z. B. USV-Übernahmezeit)? Ergebnis: ______

• Regeloptimierung Sommer/Winter dokumentiert?

• etc.

• Liste aller festgestellten Mängel beiliegend? □ ja / □ nein

• Anzahl der Mängel: _, davon kritisch: _.

• Vereinbarte Frist zur Mängelbeseitigung: //

• Wurden nicht behobene Mängel als Vorbehalt in Abnahmeprotokoll aufgenommen? □ ja / □ nein

Checkliste A2 – Richtwerte Wartungs- und Inspektionsleistungen GA (orientiert an VDI 3810 Blatt 5 Anhang A2): Diese Checkliste dient der Orientierung, welche Wartungsarbeiten in welchen Intervallen typischerweise anfallen. Der konkrete Wartungsplan wird individuell gemäß Herstellerangaben und Nutzungsbedingungen erstellt, sollte aber folgende Punkte mindestens abdecken:

• Prüfen der Sicherungs- und Störmeldungen auf der GLT (Reset, Funktion Test-Alarm) – monatlich.

• Sichtprüfung zentraler Schaltschränke auf Überhitzung (Kontrollblick Temperaturanzeige) – monatlich.

• USV-Anlagen: Batterietest via GA (sofern überwacht) – monatlich.

• Datensicherungen Kontrolle (Backup-Logs prüfen) – monatlich.

• Feldgeräte-Funktionstest kritischer Sensoren/Aktoren (z. B. Drucksensor Sicherheit) – vierteljährlich.

• Lüfter in GA-Schaltschränken reinigen (wenn vorhanden) – vierteljährlich.

• etc.

• Überprüfung der Netzwerkinfrastruktur der GA (Switches, Router – Logs auswerten).

• Stichproben-Wartung: Kalibrierung von 10% der Sensoren (rotierend), um Drift zu erkennen.

• Funktionsprüfung Not-Bedieneinrichtungen (Handschalter, Not-Aus) – halbjährlich.

• Aktualisierung der GLT-Visualisierung bei Bedarf (z. B. Raumänderungen einpflegen).

• etc.

• Vollständige Inspektion aller Automationsstationen:

• Uhrzeit-Synchronisation prüfen,

• Pufferbatterien tauschen falls nötig,

• Programme auf Sollstand?

• Schaltschrankinspektion:

• Anziehen aller Schraubverbindungen (Klemmen nachziehen),

• Isolationswiderstandsmessung Stichproben,

• Lüfter/Filter tauschen falls vorhanden.

• Software: Jahres-Backup aller GA-Daten (aus GLT und Stationen).

• Überprüfung der Datenpunktliste vs. Realität (Abgleich, ob Dokumentation noch stimmt – z. B. nach Umbauten).

• Überprüfung der Gerätekonfigurationen: z. B. Speicherauslastung der Server, Archivierungsgrenzen.

• Update-Plan: ggf. Einspielen von Softwareupdates (wenn vertraglich vorgesehen, und vorher getestet).

• Schulung/Auffrischung Bedienpersonal (jährlich Sicherheitseinweisung GLT).

• etc.

• Größerer Abgleich der Regelparameter (ggf. Neuberechnung bei geänderten Nutzungen).

• Evaluierung Effizienz: Prüfung, ob neue GA-Funktionen sinnvoll implementiert werden könnten (z. B. Nachrüstung Präsenzmelder – Optimierungsvorschläge).

• Ersatz von Verschleißteilen in Steuerungen (Batterien, Relais – je nach MTBF).

• Strategiediskussion Betreiber-Service Provider: Passen SLA/KPI noch? (alle 3 Jahre).

• etc.

• Sofortinspektion nach größeren Umbauten: wenn z. B. eine Anlage erweitert wurde, gleich Inspektion und Doku-Update.

• Sonderprüfung nach Netzkurzschlüssen oder Überspannung (Diagnose aller Stationen).

• Brandschutz: Jährliche Voll-Probe der Brandfallsteuerungen (muss aber mit BMA-Fachfirma geschehen, GA unterstützt nur).

• Wiederholungsprüfung E-Anlagen nach DGUV V3 (die GA-Elektrik-Schaltschränke selbst alle 4 Jahre).

(Die tatsächliche Wartungsliste ist in Abstimmung mit Herstellervorgaben und Betreiber zu finalisieren. VDI 3810-5 Anhang A2 gibt Richtwerte, z. B. „GA-Komponenten alle 6 Monate Sichtprüfung, alle 12 Monate Funktionsprüfung“ etc. Diese Checkliste ist dynamisch zu verstehen und wird Teil des Wartungsvertrags.)

Jeder Wartungsdurchgang ist mit Datum, ausführender Person, festgestellten Mängeln zu dokumentieren. Für Checkzwecke kann diese Liste vom Service Provider als Grundlage genutzt und bei jeder Wartung abgehakt werden.

(Hinweis: Detaillierte herstellerspezifische Wartungsvorschriften sind zusätzlich zu beachten – z. B. „Batterie alle 5 Jahre tauschen“ laut Hersteller USV.)

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): insbesondere Werksvertragsrecht §§ 631 ff. (Abnahme, Gewährleistung).

• VOB Teil B und C: Vergabe- und Vertragsordnung Bau, Allgemeine Vertragsbedingungen (2016) und ATV DIN 18386 Gebäudeautomation (2019).

• Gebäudeenergiegesetz (GEG) 2020: v. a. § 71a Gebäudeautomation (Anforderungen an standardisierte GA) und §§ 58–62 Betreiberpflichten (Betriebsbereitschaft, Wartung).

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) 2015: Anforderungen an Sicherheit von Arbeitsmitteln, Betreiberverantwortung für prüfpflichtige Anlagen (bei GA relevant für z. B. Gaswarnanlagen, wenn vorhanden).

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): indirekt relevant: fordert z. B. Lüftung nach Stand der Technik (GA steuert das) und Sichtverbindung bei Zentralen etc.

• Datenschutz (DSGVO): falls GA personenbezogene Daten (z. B. Zugangsdaten, Bewegungsmelder) verarbeitet, Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

• DIN 18386:2019-09: ATV Gebäudeautomation (VOB/C).

• DIN EN ISO 50001:2018: Energiemanagementsysteme.

• DIN 31051:2019-06: Instandhaltung – Grundlagen.

• DIN EN 15232-1:2017-12: Energieeffizienz von Gebäuden – Einfluss von GA.

• DIN 14675 – Brandmeldeanlagen: (für GA relevant bzgl. Schnittstellen Brandfallsteuerung).

• DIN EN 61082-1:2015: Dokumente der Elektrotechnik – Regel für Stromlaufpläne.

• DIN EN 81346 (Reihe): Kennzeichnung von Anlagen und Betriebsmitteln (Referenzkennzeichnung).

• DIN EN ISO 16484-5:2017: Gebäudeautomation – Datenkommunikationsprotokoll (BACnet).

• DIN VDE 0833, DIN VDE 0815… (ggf. weitere elektrotechnische Normen bei Bedarf; nicht alle hier aufgeführt).

• VDI/GEFMA 3810 Blatt 5:2018-01: Betreiben und Instandhalten – Gebäudeautomation.

• VDI 3810 Blatt 1:2012 & Blatt 1.1:2014: Grundlagen und Betreiberverantwortung im Betrieb gebäudetechnischer Anlagen.

• VDI 3814 Richtlinienreihe 2019/2020: Gebäudeautomation (Planung, Funktionen, Methoden, Qualifikationen) – siehe Normative Verweise.

• VDI 4700 Blatt 1:2015: Begriffe der Bau- und Gebäudetechnik.

• VDI 6026 Blatt 1.1:2015: Dokumentation TGA (Planungs-/Ausführungsunterlagen).

• VDI 6039:2011: Inbetriebnahmemanagement für Gebäude.

• GEFMA 124:2013: Energiemanagement im FM (Leitfaden)

• DGUV Vorschrift 3): Unfallverhütungsvorschrift „Elektrische Anlagen und Betriebsmittel“ – relevant für Prüfpflicht E-Anlagen.