Optimierung durch Kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Ein zentrales Handlungsfeld für KVP im FM ist die Energieeffizienz von Gebäuden. Gerade vor dem Hintergrund von Klimaschutz und steigenden Energiekosten wird erwartet, dass der Energieverbrauch kontinuierlich optimiert wird. Hierzu dienen formale Managementsysteme wie die ISO 50001, die explizit den PDCA-Zyklus auf den Energieverbrauch anwenden: Energiepolitik, -planung, Umsetzung und Kontrolle sollen so verzahnt werden, dass eine laufende Verbesserung der energiebezogenen Leistung erreicht wird. In der Praxis bedeutet dies z.B., regelmäßig Energiemonitoring zu betreiben, Kennzahlen (Energiekennwerte pro Fläche, Nutzungszeit etc.) zu analysieren und Einsparmaßnahmen abzuleiten. Benchmarking hilft, die Performance eines Gebäudebetriebs mit Referenzwerten zu vergleichen und zusätzliche Potenziale zu identifizieren.

Eine moderne Gebäudeautomation spielt dabei eine Schlüsselrolle. Sie erlaubt es, Verbrauchsdaten kontinuierlich zu überwachen und Anlagen effizienter zu steuern. Gesetzliche Anforderungen unterstreichen dies: So schreibt §71a GEG (Gebäudeenergiegesetz) vor, dass große Nichtwohngebäude bis Ende 2024 mit einem Gebäudeautomationssystem ausgestattet werden müssen, das eine umfassende digitale Energieüberwachung und -analyse ermöglicht und eine “kontinuierliche Verbesserung der Energieeffizienz” unterstützt. Zudem muss eine verantwortliche Person benannt werden, die fortlaufend Optimierungspotenziale identifiziert und umsetzt. Diese Anforderungen institutionalisieren den KVP-Gedanken im Energiemanagement von Gebäuden. Abb. 1 zeigt beispielhaft den PDCA-Zyklus im Energiemanagement nach ISO 50001, wie er in FM-Prozessen verankert wird.

Abb. 1: PDCA-Zyklus im Energiemanagement nach ISO 50001 (vereinfachte Darstellung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Energiemanagement, Quelle: BAFA).

Im Zuge eines solchen zyklischen Ansatzes werden Energieeinsparmaßnahmen nicht als einmalige Projekte verstanden, sondern als iterative Strategie: Nach Umsetzung einer Effizienzmaßnahme (z.B. optimierte Beleuchtungssteuerung, Anpassung von Heizkurven) wird die Wirkung gemessen und beurteilt. Anschließend werden entweder weitergehende Maßnahmen eingeleitet oder die Einstellungen weiter feinjustiert. Durch diese lernende Optimierung kann die Gebäudeperformance schrittweise auf ein höheres Niveau gebracht werden. Praxisbeispiele zeigen, dass mithilfe intelligenter Energieplattformen signifikante Einsparungen erzielt werden können – etwa wurden in einem Bürogebäude in Köln mittels cloudbasiertem KVP-Ansatz 28 % der Betriebskosten und 25 % der CO₂-Emissionen jährlich eingespart. Dies belegt das enorme Potenzial eines systematischen Verbesserungsprozesses im Bereich Energie und Betriebskosten.

Ein weiterer wesentlicher Anwendungsbereich des KVP im FM ist die Instandhaltung der technischen Anlagen und baulichen Infrastruktur. Anstatt Instandhaltung nur als reaktive Reparatur zu begreifen, verfolgt ein moderner, KVP-orientierter Ansatz eine lebenszyklusorientierte Strategie. Dabei werden Wartung, Inspektion und Instandsetzung so geplant und kontinuierlich verbessert, dass die Anlagenverfügbarkeit maximiert, ungeplante Ausfälle minimiert und die Gesamtlebensdauer von Anlagen verlängert wird. Durch regelmäßige präventive Wartungen und iterative Optimierungen kann der Verschleiß reduziert werden, was die Alterung verlangsamt und die Nutzung der Anlagen über den vorgesehenen Lebenszyklus hinaus ermöglicht. Zugleich wird die Betriebssicherheit erhöht und die Lifecycle Costs reduziert, da teure Störfälle und Notreparaturen seltener auftreten.

Kontinuierliche Verbesserung in der Instandhaltung äußert sich z.B. darin, dass Wartungsintervalle und -methoden anhand von Erfahrungswerten und Datenanalysen laufend angepasst werden. Datenbasierte Instandhaltung (Predictive Maintenance) nutzt IoT-Sensorik und Monitoring-Systeme, um den Zustand von Anlagen in Echtzeit zu überwachen. So können Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor ein Ausfall eintritt. Ein KVP-getriebener Maintenance-Prozess setzt hier auf Kennzahlen wie MTBF (Mean Time Between Failures) oder MTTR (Mean Time To Repair) und versucht, diese Kennzahlen durch wiederholte Verbesserungsmaßnahmen zu verbessern. Beispielsweise wird bei wiederkehrenden Störungen analysiert, welche Ursachen zugrunde liegen (fehlende Schmierung? Überlastung? falsche Parametrierung?) und es werden entsprechende Gegenmaßnahmen implementiert. Total Productive Maintenance (TPM), ein Ansatz aus dem Lean Management, gilt in diesem Kontext als bewährtes Rahmenwerk: TPM bindet das gesamte Personal in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, um Anlagenverluste zu minimieren und die Produktivität zu steigern. Auch wenn TPM ursprünglich aus der Produktion kommt, lassen sich seine Prinzipien (etwa autonome Instandhaltung durch das Betriebspersonal, fokussierte Verbesserungsprojekte) auf das technische Gebäudemanagement übertragen.

In der Praxis konnten durch KVP in der Instandhaltung diverse Verbesserungen realisiert werden: Reduzierung von Ausfallzeiten, höhere Anlagenverfügbarkeit, eine optimierte Ersatzteillogistik sowie Verbesserungen bei Reaktionszeiten und Arbeitssicherheit. Nicht zuletzt trägt eine optimierte Instandhaltung auch zur Energieeffizienz bei (z.B. halten gut gewartete Maschinen ihre Leistungsaufnahme niedrig). Somit zahlt lebenszyklusorientierte Instandhaltung auf mehrere Ziele ein – wirtschaftliche, technische und ökologische – und ist ein Paradebeispiel dafür, wie KVP im FM multidimensionalen Nutzen stiftet.

Die digitale Transformation im Gebäudebetrieb eröffnet völlig neue Möglichkeiten für einen datengetriebenen KVP. Daten sind der Schlüssel zur Verbesserung: „Ohne präzise Daten gibt es keine Transparenz, und ohne Transparenz gibt es keine Möglichkeit, gezielte Verbesserungen vorzunehmen.“ Dieses Zitat verdeutlicht, dass Facility Manager zunächst verlässliche Informationen benötigen, um Optimierungspotenziale zu erkennen. Moderne Gebäude sind daher mit einer Vielzahl von Sensoren und Zählern ausgestattet – von intelligenten Zählern für Strom, Wasser, Wärme bis hin zu IoT-Sensorik für Raumklima, Belegung oder Anlagenschwingungen. Über Gebäudeautomationssysteme und IoT-Plattformen werden enorme Datenmengen erfasst und in Echtzeit verfügbar gemacht. Cloud-Lösungen erlauben es, diese Betriebsdaten zentral zu sammeln und langfristig zu speichern, was Trendanalysen und historischen Vergleich ermöglicht.

Entscheidend ist jedoch nicht nur das Sammeln, sondern das Auswerten und Lernen aus den Daten. Spezialisierte Analytics-Software – zunehmend unterstützt durch künstliche Intelligenz (KI) – durchforstet die Betriebsdaten auf Anomalien, Ineffizienzen oder Verbesserungschancen. Beispielsweise kann ein Algorithmus erkennen, wenn eine Heizungsanlage außerhalb der Sollzeiten läuft oder wenn zwei Regelkreise suboptimal interagieren. Solche Muster wären manuell oft schwer zu finden, werden aber durch KI-gestütztes technisches Monitoring sichtbar gemacht. Die Ergebnisse dieser Analysen werden dem Betreiberteam übersichtlich visualisiert und priorisiert zur Verfügung gestellt. So entsteht eine Art digitaler Assistent für das FM-Team, der rund um die Uhr das Gebäude überwacht und Hinweise gibt, wo Stellschrauben nachgezogen werden können.

Der KVP vollzieht sich dann in raschen Feedback-Schleifen: Erkennt das System ein Problem (z.B. abweichende Energieverbräuche, häufige Alarmmeldungen, Komfortbeschwerden), so wird eine Ursache-Ergebnis-Analyse angestoßen und eine Maßnahme abgeleitet – etwa das Justieren eines Regelparameters oder das Austauschen eines Verschleißteils. Nach Umsetzung wird erneut gemessen, ob die Änderung die gewünschte Wirkung hatte (Check). Bei Erfolg wird die Maßnahme beibehalten oder weiter ausgerollt (Act/Standardize); bei Misserfolg wird neu geplant. Durch diese datengestützte Vorgehensweise können FM-Teams proaktiv anstatt reaktiv agieren: Anstatt nur Störungsmeldungen „hinterherzulaufen“, werden systematisch die Ursachen von Alarmen und Beschwerden ermittelt und abgestellt. Dies steigert nicht nur die Effizienz des Betriebs, sondern erhöht auch die Qualität für die Nutzer, da Probleme an der Wurzel gepackt werden.

Um den KVP im Gebäudebetrieb effektiv umzusetzen, ist die Integration moderner Automatisierungstechnik unabdingbar. Klassische Gebäudeleittechnik (GLT) für Heizungs-, Lüftungs-, Klima- und Lichtanlagen liefert die Basissteuerung, doch ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess verlangt eine übergreifende Betrachtung aller Systeme und deren Vernetzung. Neuere Ansätze verbinden Informationstechnologie (IT) und Operational Technology (OT): Gebäudeautomation, Energiemanagement und FM-Software wachsen zu integrierten Plattformen zusammen. Das erlaubt einen gesamtheitlichen Blick auf den Gebäudebetrieb. So werden z.B. Gebäudedaten aus unterschiedlichen Gewerken (Klima, Sicherheit, Aufzüge, Raumbuchung etc.) in einem zentralen Dashboard konsolidiert. Interoperabilitätsstandards (wie in DIN V 18599-11 definiert) sorgen dafür, dass verschiedene Komponenten herstellerübergreifend kommunizieren können.

Die Integration geht jedoch über das reine Monitoring hinaus und ermöglicht automatisierte Optimierungsmaßnahmen. KI-basierte Systeme können erkannte Verbesserungspotenziale direkt in Steuerbefehle umsetzen. Beispielsweise bieten einige cloudbasierte FM-Plattformen die Möglichkeit, Sollwerte, Zeitpläne oder Regelparameter der Gebäudetechnik automatisch anzupassen. Betreiber und Facility Manager können so – ähnlich wie an der Gebäudeleitzentrale – aus der Ferne Einstellungen feinjustieren oder zusätzliche Regelungslogiken aktivieren, ohne vor Ort in die Steuerung eingreifen zu müssen. Solche automatischen Nachregelungen machen einen Großteil der umsetzbaren Optimierungen aus, die zuvor durch Monitoring identifiziert wurden. Wichtig ist, dass all diese Änderungen dokumentiert und nachverfolgbar bleiben, sodass aus den Aktionen wieder gelernt werden kann (Feedback in den KVP).

Ein weiterer Aspekt der Integration ist das Zusammenspiel von Gebäuden mit externen Systemen, etwa Smart Grids. Durch gezieltes Demand Side Management können Gebäude z.B. auf Preissignale am Energiemarkt reagieren und ihren Verbrauch zeitlich verlagern. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess im FM berücksichtigt solche externen Einflussfaktoren und passt die Betriebsstrategie dynamisch an – sei es durch Lastmanagement bei Stromspitzen, automatisierte Lüftungsanpassung nach Wetterprognose oder die Optimierung von Flächennutzung anhand von Belegungsdaten. Die Gebäudeautomation 4.0 integriert all diese Ebenen und erlaubt es, dass ein Gebäude mitdenkt und sich selbst optimiert. Für FM-Verantwortliche bedeutet dies, verstärkt in interdisziplinären Teams zu arbeiten (IT, Energieingenieure, Betriebsorganisation), um die technischen Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Der Gewinn ist ein agiler, digitales Ökosystem, in dem Verbesserungen nicht nur vom Menschen initiiert werden, sondern auch vom System selbst vorgeschlagen oder vorgenommen werden – immer unter Beobachtung und Feintuning durch das FM-Team.

• Bürogebäude: In Büroimmobilien stehen Energieeinsparung und Nutzerkomfort im Vordergrund. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess fokussiert hier häufig auf die Optimierung von Raumklima-Steuerungen (für behagliche, aber effiziente Klimatisierung), Beleuchtungsautomation (z.B. tageslicht- und anwesenheitsabhängig) sowie Flächenbewirtschaftung. Datengestützte Nutzerfeedback-Systeme (etwa für Raumtemperatur oder Reinigungsqualität) können integriert werden, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter laufend zu verbessern. Zudem bieten Bürogebäude oft Flexibilität bei Betriebszeiten – der KVP kann z.B. darauf abzielen, die Anlagenfahrweise kontinuierlich an die tatsächliche Nutzung anzupassen (Stichwort: bedarfsgerechter Betrieb). Durch Benchmarking ganzer Portfolio-Bestände (z.B. Energieverbrauch pro Arbeitsplatz) werden Best Practices identifiziert und auf weitere Objekte übertragen.

• Industrielle Anlagen: In Produktionsstätten und Industrieparks hat KVP eine lange Tradition (Lean Management, Kaizen) und fließt auch in FM-Aufgaben stark ein. Anlagenverfügbarkeit und Betriebssicherheit sind hier oft kritischer als Komfort. KVP-Maßnahmen zielen darauf ab, Stillstandszeiten konsequent zu reduzieren, Wartungsprozesse schlanker zu gestalten und das Zusammenspiel von Produktion und Gebäudetechnik zu optimieren. So werden z.B. in Fertigungshallen Klimaanlagen und Absaugsysteme kontinuierlich so verbessert, dass sie einerseits optimale Bedingungen für Maschinen und Mitarbeiter liefern, andererseits minimal Energie verbrauchen. Instandhaltung wird eng mit der Produktion verzahnt, indem man Total Productive Maintenance praktiziert und Mitarbeiter vor Ort in den Verbesserungsprozess einbindet. Digitalisierung spielt auch im industriellen FM eine Rolle: IoT-Sensoren überwachen Maschinenzustände, Schwingungen, Temperaturen – das FM kann übergreifend alle technischen Systeme auswerten und Best Practices aus einer Anlage auf andere übertragen. Zudem sind in der Industrie Regelwerkskonformität (Arbeitssicherheit, Umweltauflagen) und Kapazitätsflexibilität Themen, bei denen KVP greift: Prozesse werden laufend geprüft und angepasst, um einerseits Normen (z.B. ISO 14001 Umweltmanagement) zu erfüllen und andererseits schnell auf geänderte Produktionsanforderungen zu reagieren.

• Gesundheitswesen (Krankenhäuser, Kliniken): Krankenhäuser stellen besonders hohe Ansprüche an das Facility Management, da hier Sicherheit und Zuverlässigkeit der gebäudetechnischen Anlagen unmittelbar die Patientenversorgung beeinflussen. Ein KVP im Krankenhaus-FM erfordert den Willen aller Beteiligten, den täglichen Betrieb systematisch und kontinuierlich zu hinterfragen und anzupassen. Beispielsweise müssen Lüftungs- und Klimasysteme in OP-Sälen streng überwacht und ständig verbessert werden, um Hygiene- und Komfortstandards einzuhalten. Gleichzeitig sind Krankenhäuser meist 24/7 in Betrieb, was wenig Spielraum für trial-and-error lässt – Verbesserungsmaßnahmen müssen sorgfältig geplant und simuliert werden, bevor sie implementiert werden. Nachhaltigkeit wird auch im Gesundheitssektor wichtiger: Green Hospital-Konzepte fordern, Ressourcenverbrauch und Emissionen kontinuierlich zu senken, ohne die Versorgungsqualität zu beeinträchtigen. KVP-Maßnahmen können hier z.B. sein: Optimierung der Medizinprodukt-Prüfprozesse, effizientere Sterilisationsanlagen, bessere Abfalllogistik oder Schulungen für Nutzer (Pflegepersonal) im Umgang mit technischen Einrichtungen. Wichtig ist eine langfristige Strategie und Rückhalt durch das Krankenhausmanagement, inklusive der Bereitstellung nötiger Budgets für Verbesserungsprojekte. Erfolge im Krankenhaus-FM-KVP zeigen sich etwa in sinkenden Energiekennzahlen trotz hoher Betriebsintensität, in verbesserten technischen Sicherheitsaudits und in einer gesteigerten Zufriedenheit von Personal und Patienten (z.B. weniger Beschwerden über Infrastruktur). Viele kleine Verbesserungen – von nachhaltigerem Einkauf bis zur Feinsteuerung der Gebäudeleittechnik – können so kumulativ einen großen Effekt erzielen.